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Vorbereitung auf das Planungsgespräch: Tipps und Beispiele

Das Planungsgespräch, auch als Zielvereinbarungsgespräch bezeichnet, findet zu Beginn des traditionellen HR-Zyklus statt. In der Planungssitzung werden die Ziele für den kommenden Zeitraum festgelegt. Doch ein Viertel der Mitarbeiter weiß nicht, wie sie zu den Unternehmenszielen beitragen können. Wie stellen Sie sicher, dass die Ziele aufeinander abgestimmt sind?

In diesem Blog erfahren Sie, was es mit dem Planungsgespräch auf sich hat, welche Vor- und Nachteile es hat und wie Sie sich konkrete Ziele setzen. Wir geben Ihnen praktische Tipps, wie sich sowohl die Führungskraft als auch der Mitarbeiter richtig auf das Planungsgespräch vorbereiten und dem Mitarbeiter mehr Verantwortung übertragen können. Erfahren Sie unter anderem, wie Sie das Planungsgespräch neu gestalten und mit den Musterfragen für Planungsgespräche dem sich schnell verändernden Markt gerecht werden können. Die Gespräche konzentrieren sich auf das Wachstum und die Entwicklung der Mitarbeiter.

 

Was ist das Planungsgespräch?

Das Planungsgespräch ist das erste offizielle Gespräch im traditionellen HR-Zyklus, der aus dem Planungs-, Leistungs- und Beurteilungsgespräch besteht. Das Gespräch wird auch als „Zielgespräch“ bezeichnet, weil die Führungskraft in diesem Gespräch gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Ziele für den kommenden Zeitraum festlegt. Dabei bringen beide Parteien ihre Erwartungen zum Ausdruck, und anschließend werden die Ziele festgelegt. Zu einem anderen Zeitpunkt, etwa später im Leistungs- oder Beurteilungsgespräch, wird dies reflektiert. Die Art der Organisation bestimmt die Art der Ziele, die ausgearbeitet werden, aber die am häufigsten diskutierten Themen während des Planungsgesprächs sind: Ziele für die Mitarbeiterentwicklung und Ziele, die Geschäftsergebnisse liefern. Im Planungsgespräch können zum Beispiel folgende Fragen mit dem Mitarbeiter besprochen werden: Welche Kernwerte, Kompetenzen oder Fähigkeiten möchten Sie entwickeln? Oder wie können Sie zu den Unternehmens- und Teamzielen beitragen?

 

Trends auf dem Markt

Das Planungsgespräch wird als Ausgangspunkt des traditionellen HR-Zyklus betrachtet. Und obwohl 95 % der Manager sagen, dass sie mit dem traditionellen Interviewzyklus nicht zufrieden sind (CEB, 2015), bedeutet das nicht unbedingt, dass Sie als Personalverantwortlicher das Planungsgespräch aus diesem Zyklus komplett streichen sollten. Sobald nämlich Vorstellungsgespräche aus dem HR-Zyklus gestrichen werden, verschwindet die Struktur, von der viele Führungskräfte profitieren. Dies führt zu einer um bis zu 14 % geringeren Qualität der verbleibenden Anrufe. Dadurch sind die Mitarbeiter sich selbst überlassen und die Produktivität sinkt um 10 % (Gartner, 2018).

 

Raum für Wachstum im Planungsgespräch

Dennoch gibt es noch viele Möglichkeiten für Wachstum. Sowohl das Unternehmen als auch der Arbeitnehmer brauchen konkrete Ziele, die sie verfolgen können. Dies gewährleistet eine gemeinsame Ausrichtung und eine angemessene Erwartungshaltung.

Vier Gründe, warum Sie Ihrem Mitarbeiter die Ziele Ihres Unternehmens vor dem Planungsgespräch mitteilen sollten:

  • Ein Viertel der Beschäftigten (25 %) hat keine Ahnung, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und wie sie dazu beitragen können (Protime);
  • Nur 13 % der Mitarbeiter haben das Gefühl, dass die Führung ihres Unternehmens effektiv mit dem Rest der Organisation kommuniziert (Gallup, 2017);
  • Millennials schätzen es, für ein Unternehmen zu arbeiten, das eine Vision hat, und sie wollen sehen, wie sie dazu beitragen können (Gallup, 2016);
  • Wenn Mitarbeiter ihre Ziele mit den Zielen des Unternehmens verknüpfen können, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich für das Unternehmen engagieren, 3,5 Mal höher (Gallup, 2019).

 

Der sich schnell verändernde Markt und das Planungsgespräch

Der Markt verändert sich schnell. Die Unternehmensziele können sich daher ständig ändern, was die Festlegung von Jahreszielen für den Mitarbeiter während des Planungsgesprächs schwierig machen kann. Dennoch ist es wichtig, die Entwicklung sowohl der Organisation als auch der Mitarbeiter im Auge zu behalten, da 85 % der Unternehmen davon ausgehen, dass innerhalb von drei Jahren ein Fachkräftemangel besteht (WEF, 2020). Indem die Häufigkeit der Anrufe erhöht wird, können realistischere Ziele für einen kürzeren Zeitraum gesetzt werden, und die Ergebnisse können auch schneller erreicht werden. Das sieht man auch an dem Trend zur agilen* Methode, mit der viele Unternehmen heute arbeiten. Eine hervorragende Möglichkeit, Unternehmensziele in Mitarbeiterziele zu übersetzen, sind OKRs.

*Agile = wendig und flexibel organisieren. Die Organisation ist sich bewusst, dass sich die Umstände schnell ändern.

Ein Viertel der Mitarbeiter hat keine Ahnung, wie sie zu den Unternehmenszielen beitragen können

 

9 Tipps für ein besseres Planungsgespräch

Im Folgenden finden Sie praktische Lösungen für die häufigsten Situationen bei Planungsgesprächen, mit denen Personalabteilungen konfrontiert sind:

 

Tipp 1: Erhöhen Sie die Häufigkeit der Planungsbesprechung

In einem traditionellen HR-Zyklus wird zu Beginn des Jahres eine Planungssitzung abgehalten. In diesem Gespräch werden die Geschäfts- und Entwicklungsziele für die Mitarbeiter festgelegt. Die Welt verändert sich jedoch immer schneller. Zu Beginn des Jahres gesetzte Ziele sind oft schon nach wenigen Monaten überholt.

Deshalb arbeiten wir bei Learned vierteljährlich mit der Methodik von The Good Conversation. Durch vierteljährliche Treffen haben wir den HR-Zyklus in unser Geschäft integriert. Die Ziele des Mitarbeiters stehen im Einklang mit den Quartalszielen der Organisation. In der vierteljährlichen Telefonkonferenz blicken wir auf das vergangene Quartal zurück. Wir schauen unter anderem auf die Fortschritte bei den Unternehmenszielen und die Entwicklungsvereinbarungen, an denen der Mitarbeiter arbeiten würde, zurück. So können wir schnell Anpassungen vornehmen und/oder unsere Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Darüber hinaus wird der Mitarbeiter aufgefordert, seine Ziele für das kommende Quartal festzulegen. Wie denkt der Mitarbeiter, dass er zum Wachstum von Learned beitragen kann?

Durch die Arbeit mit der Learned-Plattform im Vergleich zu den altmodischen Formularen und dem Hin- und Herschicken von E-Mails sparen wir Zeit, die wir dann nutzen, um jedes Quartal ein gutes Gespräch zu führen, anstatt einmal im Jahr.

 

Tipp 2: Lassen Sie den Mitarbeiter die Führung übernehmen

Zu oft herrscht noch eine Top-down-Methodik vor. Stellen Sie fest, dass Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend gefordert sind, ihre eigenen Ziele zu definieren? Wenn sich die Mitarbeiter im Vorfeld Gedanken über ihre Ziele machen, gehen sie gut vorbereitet in das Gespräch. Mit den Fragebögen in Learned beginnen Sie diesen Prozess bereits im Vorfeld. Die Mitarbeiter erhalten vor dem Gespräch eine Aufgabe, über die sie nachdenken sollen, z. B. über die folgenden Fragen:

  • Was können Sie gut machen?
  • Was gibt Ihnen die größte Zufriedenheit bei Ihrer Arbeit?
  • Was machen Sie bei Ihrer Arbeit am liebsten?
  • Was wollen Sie weiter entwickeln?

Sowohl vor dem Gespräch als auch während des Gesprächs können der Mitarbeiter und der Vorgesetzte die vereinbarten Ziele direkt in das Gesprächsformular eintragen.

(Weitere Beispielfragen finden Sie im E-Leitfaden, der auch ein Musterformular für das neu gestaltete Planungsgespräch enthält).

 

Tipp 3: Bieten Sie Ihren Führungskräften Struktur

Fällt es Managern schwer, ein gutes Planungsgespräch zu führen? Wir von Learned empfehlen, Führungskräfte bei der Führung eines guten Gesprächs zu unterstützen, z. B. durch das Angebot eines strukturierten Gesprächsformulars. Auf der Learned-Plattform stehen 10+ Formulare für den als „Coach“ registrierten Nutzer bereit. Vor allem für unerfahrene Manager kann dies dem Gespräch mehr Struktur und Qualität verleihen. Fügen Sie dem Formular Ihre eigenen OKR- oder SMART-Ziele hinzu? Kein Problem!

 

Tipp 4: Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Einblick in ihren Einfluss

Eine der wichtigsten Triebfedern für das Engagement der Mitarbeiter ist „etwas bewirken“. Haben die Mitarbeiter das Gefühl, dass sie zum Erfolg der Organisation beitragen?

Nutzen Sie das Planungsgespräch, um den Mitarbeitern einen Einblick in die wichtigsten Ziele der Organisation zu geben und ihnen zu helfen, deren Auswirkungen zu bestimmen. Mit Learned machen Sie die Unternehmensziele für alle Ihre Mitarbeiter sichtbar und übersetzen sie dann in Team- und Mitarbeiterziele. Auf diese Weise fordern Sie die Mitarbeiter auf, sich Ziele zu setzen, die zu den Zielen des Unternehmens beitragen. Dies wird auch als Goal Cascading* bezeichnet.

* Ziel Kaskadierung= gestaffelte Ziele“. Dies sind Ziele, die von einer Ebene der Organisation auf die nächste übertragen werden. So wurden beispielsweise Organisationsziele in Teamziele und Mitarbeiterziele umgesetzt. Ziel dieser Methode ist es, alle Ziele aufeinander abzustimmen und sicherzustellen, dass die Ziele mit der Strategie der Organisation übereinstimmen. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird, und die Ergebnisse können klar kommuniziert werden. Dadurch wird vermieden, dass Unklarheiten darüber entstehen, wer für das Ziel verantwortlich ist, wann es erreicht werden soll und wie es erreicht werden soll.

 

Tipp 5: Nutzen Sie die Talente Ihrer Mitarbeiter

Bevor im Planungsgespräch Ziele festgelegt werden, ist es ratsam, zunächst herauszufinden, was der Mitarbeiter mag, was er gut kann oder was ihn motiviert. Die Chancen, die Ziele zu erreichen, sind dann wesentlich höher. Tatsächlich ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter, die in den letzten sechs Monaten mit ihrem Vorgesetzten über ihre Ziele und Erfolge gesprochen haben, 2,8 Mal höher als bei anderen Mitarbeitern (Gallup, 2020).

 

Tipp 6: Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich konkrete und umsetzbare Ziele zu setzen

Die Ziele für die Planungssitzung werden am besten nach dem SMART-Modell oder mit Hilfe der OKR-Methode festgelegt. Indem das Ziel so konkret wie möglich formuliert wird, wird sehr deutlich, welche Ergebnisse erwartet werden, die in späteren Gesprächen, z. B. über den Fortschritt, die Leistung oder das gute Gespräch, besprochen werden. Erstellen Sie Ziele im Learned-Zielmodul und konkretisieren Sie sie, indem Sie sie einem Mitarbeiter mit einem Abschlussdatum zuweisen.

Wie kann ich ein Ziel nach der SMART-Methode erstellen?

SMART steht für Spezifisch, Messbar, Akzeptabel, Realistisch und Zeitgebunden. Ein Ziel, das alle SMART-Punkte erfüllt, ist konkret genug, um damit zu arbeiten, und hat einen klaren Endpunkt. Das bedeutet, dass diese Ziele genügend Struktur bieten, um sie in allen nachfolgenden Gesprächen zu bewerten. Zum Beispiel im Jahresendgespräch, in dem die Fähigkeiten und Kompetenzen des Mitarbeiters besprochen werden.

Beispiel für ein SMART-Ziel: „Ich möchte bis Ende März mindestens 3 Termine pro Woche über LinkedIn erreichen.“

Tipp 1: Bewerten Sie im Jahresendgespräch das im Planungsgespräch festgelegte SMART-Ziel mit den Fähigkeiten und Kompetenzen. Ein Rückblick darauf kann neue Anregungen und Inspirationen geben.

Tipp 2: Stellen Sie dem Mitarbeiter vor dem Planungsgespräch subtile Fragen, um seinen Denkprozess im Vorfeld in Gang zu bringen.

 

Wie mache ich ein Ziel mit der OKR-Methode?

OKR steht für die englischen Begriffe: Zielsetzung und Schlüsselergebnisse. Die Methode wird von zwei Hauptfaktoren bestimmt: den Zielen und den Hauptergebnissen. Ziele sollen die Organisation motivieren und inspirieren und sie sollten erkennbar, realistisch und kurz sein. Jeder in der Organisation sollte sie einfach verstehen können. Die wichtigsten Ergebnisse geben Aufschluss darüber, was getan wurde, um die Ziele zu erreichen, und was noch zu tun ist. Wie die Ziele sollten auch die Ergebnisse kurz und knapp sein. Ein guter Maßstab sind etwa zwei bis fünf messbare und transparente Schlüsselergebnisse für jedes Ziel. Selbst ein minimaler Einsatz von OKRs führt zu einem höheren Leistungsniveau. Der Verkauf von Sears Holdings zum Beispiel hat dies gezeigt. Als sie OKRs verwendeten, verkauften sie bis zu 8,5 % mehr pro Stunde!

 

Tipp 7: Verbinden Sie Leistungsmanagement mit Lernen und Entwicklung

Ergibt sich aus dem Planungsgespräch, dass der Mitarbeiter sich in einer bestimmten Fähigkeit weiterentwickeln möchte? Im vorigen Kapitel haben wir besprochen, wie man ein Ziel SMART macht. Eine der benutzerfreundlichsten Methoden besteht darin, den Mitarbeitern einen sofortigen Einblick in die jeweils verfügbaren Lernressourcen zu geben.

Viele Organisationen arbeiten heute mit einer Online-Lernplattform, zum Beispiel: Hoodhabitz, Skilltown, Studytube, Newheroes und Lepaya.com. Die Mitarbeiter wissen jedoch oft nicht, wie sie die Verbindung zwischen ihrem Lernziel und dem Lernangebot herstellen können.

Mit der Learned-Plattform helfen wir den Mitarbeitern bei der Festlegung ihrer Lernziele und schlagen ihnen direkt die entsprechenden Lernangebote der Lernplattformen als Aktivität zur Erreichung des Lernziels vor. Das richtige Lernangebot, für den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit.

 

Tipp 8: Ziele setzen

Die Chancen stehen gut, dass das Gespräch nicht weiterverfolgt wird, wenn keine Ziele festgelegt werden. Arbeiten Sie immer noch ohne System? Dann halten Sie Ihre Ziele in einem PDF-Formular fest. Die Wahrscheinlichkeit ist jedoch groß, dass der Anruf nicht weiterverfolgt wird. PDF-Formulare verschwinden schnell in einer Schublade oder gehen ganz verloren. Mit der Learned-Plattform helfen wir unseren Kunden, Ziele und Anrufberichte an einem zentralen Ort zu speichern.

 

Tipp 9: Ziele immer im Blick behalten

Sie haben Ihre Ziele wunderschön festgehalten. Jetzt wollen Sie vermeiden, dass Sie sich die Ziele erst beim nächsten Anruf ansehen. Deshalb werden die Ziele bei Learned in laufenden 1:1-Gesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter besprochen. Auf der Learned-Plattform kann der Vorgesetzte sofort sehen, welche Fortschritte der Mitarbeiter gemacht hat. Außerdem überprüfen wir einmal im Monat mit dem gesamten Team den Stand der Organisations- und Teamziele. Wir nennen das ‚Bär & Updates‘. Auf diese Weise weiß jeder, was die Hauptziele sind, wo der Stand der Ziele zu finden ist und wie er am besten zu ihnen beitragen kann.

Learned Umfrage zur Nutzung von HR-Software – (Q3) 2021.

  • 8 von 10 Nutzern fanden es einfacher, Gespräche vorzubereiten und zu führen;
  • 6 von 10 Nutzern tätigen mehr Anrufe;
  • 8 von 10 Nutzern finden Gespräche wertvoller.

 

Beispiel für ein erneutes Planungsgespräch

Möchten Sie dem Planungsgespräch mehr Struktur geben? Im Musterformular für das Planungsgespräch haben wir Beispielfragen für Sie ausgearbeitet. Das Formular enthält bewährte Verfahren für Unternehmensziele, Lernziele und Tipps für die messbare und konkrete Formulierung von Zielen.

Los geht’s! Laden Sie das Musterformular für ein Planungsgespräch im neuen Stil herunter.

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