Performance Management is belangrijk in de moderne arbeidsmarkt, want medewerkers van nu willen hun vaardigheden en kennis ontwikkelen. Als jij hun die uitdaging en ontwikkelmogelijkheden intern biedt, zullen ze minder snel geneigd zijn om elders op zoek te gaan naar carrièrekansen.
Maar wat houdt modern prestatiemanagement precies in? En hoe zorg je voor eerlijke, objectieve prestatiebeoordelingen om jouw medewerkers betrokken te houden?
Hier lees je wat de voordelen van Performance Management zijn – en ontdek je praktische tips om het te integreren in jouw HR-processen.
👉 Wil je meteen aan de slag met performance management? Ontwerp een moderne HR-cyclus met onze gratis e-guide.
Wat is Performance Management?
Onder performance management vallen het continue proces en alle gesprekken om de prestaties van medewerkers te evalueren en hun te coachen om hun werk verder te verbeteren. Je stelt daarbij prestatiedoelen op die afgestemd zijn op de strategische doelstellingen van je organisatie, maar ook op de persoonlijke ontwikkeldoelen van medewerkers.
Het wordt ook wel human of people performance management (PPM) genoemd – in het Nederlands prestatiemanagement of prestatiebeheer.
In de praktijk bestaat performance management uit deze processen:
- Definiëren van doelen
- Meten van prestaties
- Geven van feedback
- Ontwikkelen van vaardigheden
- Bijsturen van gedrag
Kort gezegd wordt prestatiebeheer dus gevormd door de gesprekken uit je HR-cyclus, maar het is meer dan dat.
Het bestaat ook uit het doorlopende, datagedreven proces om de resultaten van je organisatie te meten en verbeteren op basis van de gesprekken tussen medewerkers en managers. Een ander onmisbaar onderdeel is de begeleiding van managers die hun teamleden coachen om hun prestaties te verbeteren.
Zo zorgt een performance managementproces voor het continu verbeteren van de resultaten van een organisatie, maar helpt het ook om talent te ontwikkelen en betrokkenheid te vergroten.
💡 Benieuwd waar performance management precies uit bestaat? Ontdek alle onderdelen van een Performance Management-model
Een moderne definitie: competentiegericht prestatiemanagement
Performance Management is dus meer dan het stellen van doelen aan de hand van prestatie-indicatoren of KPI’s, en vervolgens evalueren of medewerkers die hebben behaald.
In de moderne HR-gesprekscyclus wordt prestatiemanagement gezien als een voortdurend proces waarin leidinggevenden hun team coachen om zo goed mogelijk te presteren. Je draagt ermee bij aan de groei en ontwikkeling van individuele medewerkers, zodat die hand in hand gaat met de groei van de organisatie.
Maar om te meten hoe medewerkers presteren en ze goed te begeleiden bij hun ontwikkeling, heb je wel een bepaalde mate van objectieve criteria nodig.
Daarom zien wij bij Learned een modern Performance Management-proces voor ons dat gebaseerd is op competenties. Volgens zo’n competentiegedreven of objectieve manier van talentmanagement meet je iemands prestaties en ontwikkeling op basis van:
- Concrete prestaties, resultaten of KPI’s
- Competenties (‘harde’ vaardigheden of kennis)
- Gedrag (soft skills)
En daarnaast kun je de prestaties en ontwikkeling van medewerkers bijhouden aan de hand van in hoeverre iemand past bij de organisatie: in onze software voor Performance Management doen wij dat op basis van (1) werkethiek, (2) fit met de werkcultuur en (3) leersnelheid of learning agility.
Die objectieve ‘meetinstrumenten’ laat je vervolgens terugkomen in alle onderdelen van je HR-cyclus:
- De functie-omschrijvingen in je functiehuis: die maak je ook competentiegedreven, in plaats van taakgericht
- De criteria die bepalen wanneer medewerkers goed functioneren (de norm)
- De evaluatie- en ontwikkelgesprekken, zodat die voor eenzelfde functie ook dezelfde objectieve structuur volgt
💜 Meer weten over onze methode? Download het Learned-model met 5 stappen voor datagedreven Performance Management
De voordelen: waarom Performance Management belangrijk is
1. Je stimuleert ontwikkeling en verbetert interne doorstroming
Het meest voor de hand liggende voordeel dat al in de definitie van ‘prestatiemanagement’ besloten ligt: je helpt medewerkers om zich verder te ontwikkelen – verticaal binnen hun functie, of horizontaal in de organisatie.
Omdat leidinggevenden doorlopend in gesprek zijn met medewerkers over hun prestaties maar ook over hun ambities, wordt duidelijk:
- Welke carrièrestappen medewerkers willen maken
- Welke doorgroeimogelijkheden er zijn
- Wat er van medewerkers verwacht wordt om door te groeien
Bovendien wordt performance management steeds relevanter in een krappe arbeidsmarkt. In 2020 had 45% van de organisaties interne mobiliteit op de HR-agenda staan, blijkt uit een rapport van Deloitte.
Tip 💡Je kunt interne doorstroming verder bevorderen met Performance Management-software waarin je de ambities van werknemers bijhoudt, en hun duidelijk inzicht geeft in carrièrepaden en welke vaardigheden en soft skills ze precies kunnen verbeteren.
2. Je trekt er meer talent mee aan
Werknemers hechten steeds meer waarde aan de mogelijkheid om te groeien – ook bij het kiezen van hun werkgever. Volgens verschillende onderzoeken is groei voor de meeste mensen zelfs één van de belangrijkste onderdelen van hun werk.
Zo blijkt uit het Deloitte Human Capital Trends rapport dat 25% van de werknemers de mogelijkheid om zich te ontwikkelen het belangrijkste aspect van hun werk vindt.
Oftewel: als jouw organisatie investeert in performance management met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling, heb je een voorsprong bij het aantrekken van talent.
3. Je behoudt mensen langer en voorkomt verloop
Met Performance management creëer je meer interne doorgroei, en dat is een goede manier om medewerkers tevreden en uitgedaagd te houden in hun werk.
Uit meerdere onderzoeken blijkt dat mensen die de mogelijkheid hebben om zich verder te ontwikkelen in een organisatie vaak langer blijven, en minder snel op zoek gaan naar een andere functie.
Volgens onderzoek van Betterworks is ‘interne doorgroei’ de tweede reden waarom medewerkers bij een bedrijf blijven, die geldt voor 41% van de ondervraagden, en vormt professionele groei de derde reden om hun baan op te zeggen (na een hoger salaris en een betere functie kunnen krijgen).
Daarnaast blijkt uit onderzoek van Linkedin dat zelfs 94% van de werknemers bereid is om langer bij een werkgever te blijven wanneer die investeert in hun ontwikkeling. Organisaties die heel sterk zijn in het stimuleren van interne mobiliteit behouden medewerkers gemiddeld 5,4 jaar achter elkaar.
Allemaal redenen dus waarom 90% van de organisaties leren en ontwikkeling gebruikt als de nummer 1 strategie in hun retentiebeleid (Linkedin Workplace Learning report 2024).
4. Met groei en ontwikkeling bind je jongere werknemers aan je
Het belang van ontwikkelmogelijkheden geldt in het bijzonder voor de jongere generaties: leren en ontwikkelen is één van de belangrijkste onderdelen van hun werk voor millennials en Generatie Z (Deloitte 2024).
En Gen Z hecht zelfs nog meer waarde aan de kans om te leren in hun baan. Uit een studie van Linkedin blijkt dat 53% van Gen Z het ermee eens is dat ze zich dankzij Learning & development verder kunnen ontwikkelen in hun carrière – vergeleken met 37% van de generaties vóór hen (geboren voor 1996).
5. Het is goed voor de relatie tussen managers en medewerkers
De moderne Performance Managementcyclus bestaat uit regelmatige gesprekken, updates en feedback tussen medewerkers en hun leidinggevende. Daarmee heeft het ook een positieve invloed op de relatie tussen manager en medewerker.
Goede, betrokken managers zorgen voor betrokken, tevreden mensen. Zo blijkt uit uit het nieuwste onderzoek van Gallup uit 2024 dat 70% van de betrokkenheid van medewerkers afhankelijk is van hun leidinggevende.
Bovendien leidt een goede relatie met je manager tot een positieve spiraal, want medewerkers bouwen zo ook meer vertrouwen op, zijn gemotiveerder en communiceren beter met hun leidinggevende. En meer vertrouwen, motivatie en communicatie zorgt er weer voor dat feedback makkelijker wordt gedeeld en medewerkers meer leren van hun manager, enzovoorts.
Tot slot kan een goede relatie met een manager die luistert, begrip toont en ondersteunt helpen bij het voorkomen van burn-out.
6. Bijdragen aan duidelijke doelen verhoogt de betrokkenheid
In een moderne performance management-cyclus stel je heldere doelen op voor de ontwikkeling en prestaties van medewerkers, die in lijn zijn met de strategische doelstellingen van de hele organisatie.
Juist het transparant maken van doelen en verwachtingen verhoogt de betrokkenheid van medewerkers bij hun werk. Werknemers die hun eigen doelen of teamdoelen kunnen koppelen aan die van de organisatie, zijn 3,5 keer meer betrokken bij de organisatie (Gallup). Ze begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel en welke impact ze maken – een belangrijke drijfveer.
En daarnaast heeft alleen al het hebben van groeimogelijkheden een positief effect op de werkmotivatie: 73% van de werknemers ervaart dankzij groeimogelijkheden meer tevredenheid over hun werk, toont ander onderzoek van Gallup aan.
Tip 💡 Er is een methode om de individuele doelen van medewerkers zo goed mogelijk af te stemmen op de organisatiedoelen: cascading. Lees meer in onze blog ‘Het planningsgesprek voorbereiden: tips en voorbeelden’.
Only 2 in 10 employees strongly agree that their performance is managed in a way that motivates them to do outstanding work.
– Gallup, ‘Re-engineering performance’, 2018
Waarom je prestatiemanagement aan vernieuwing toe is
Er is de laatste jaren veel discussie geweest over het afschaffen van het functioneringsgesprek en stoppen met het beoordelen van werknemers.
De redenen daarvoor zijn:
- Het functioneringsgesprek draagt maar weinig bij aan het verbeteren van de prestaties, omdat het uitgaat van retrospectieve beoordeling. Oftewel – het is niet gericht op de toekomst en op ontwikkeling.
- Veel medewerkers (en managers) zijn niet tevreden met het traditionele functioneringsgesprek: maar 14% van de werkenden vindt dat hun huidige evaluatieproces ze aanzet om beter te worden in hun werk.
- Sommige organisaties stappen zelfs volledig af van beoordelen, omdat het klassieke beoordelingsgesprek vaak bestond uit één gesprek per jaar op basis van een vijfpuntsschaal. Dat kan als subjectief worden gezien, omdat het een momentopname is, vaak gebaseerd op de input van één manager.
We zien bij Learned veel bedrijven die hun meetmomenten houden in november en december. Maar meestal wordt er dan alleen gekeken naar de prestaties rond die tijd. De resultaten die medewerkers eerder dat jaar hebben behaald, worden nauwelijks benoemd. Als je tools hebt om de prestaties van de medewerker door het jaar heen bij te houden, wordt de beoordeling veel eerlijker.
💡 Meer weten? Lees ook onze blog ‘Waarom je het functioneringsgesprek (toch) niet wilt afschaffen’
Maar ondanks de subjectiviteit van traditionele functioneringsgesprekken en beoordelingen, is afschaffen niet het enige alternatief.
Als je de ontwikkeling van medewerkers wilt stimuleren, zijn er namelijk ook veel voordelen aan het behouden van een zekere structuur in je HR-gesprekscyclus.
Je kunt dan je Performance Management-strategie moderniseren, door het aantal meetmomenten te verhogen en de subjectiviteit zoveel mogelijk tegen te gaan. Hoe je dat aanpakt, lees je hieronder 👇
Zo moderniseer je jouw performance management-cyclus: 5 tips
Het moderniseren van je HR-cyclus en beoordelingssysteem is een betere keus dan beoordelingen volledig afschaffen.
De beste aanpak is ervoor zorgen dat jouw prestatiemanagement subjectiviteit tegengaat – met meerdere meetmomenten en één uniforme manier van beoordelen, gebaseerd op competenties. Zo verzamel je de objectieve data om evaluaties, promoties en compensatie mee te onderbouwen.
Maar welke concrete stappen kun je zetten om een vernieuwde, objectieve Performance Management-cyclus in te richten?
1. Richt een HR-cyclus in met een minimum aantal gesprekken
Een minimale HR-cyclus is een vereenvoudigde versie van het traditionele HR-proces, waarbij het aantal formele gesprekken wordt verminderd. Het doel is om de nadruk te leggen op continue feedback en ontwikkeling, aangevuld met een minimum aantal formele evaluatiemomenten.
Een minimale gesprekscyclus bestaat uit:
- Duidelijke doelstellingen en verwachtingen voor elke medewerker
- Een minimum aantal formele evaluatiegesprekken, meestal 3-4 per jaar
- Daartussen voortdurende feedback en coaching tussen manager en medewerker
Door regelmatig coaching te geven, verbeteren managers hun leidinggevende skills, maar kunnen ze vooral hun teamleden beter begeleiden bij hun ontwikkeling. Omdat er het hele jaar door 1-op-1 gesprekken zijn, kunnen obstakels, uitdagingen of ontwikkelpunten snel besproken en opgepakt worden.
Daarnaast kosten de tussentijdse evaluatiemomenten vaak minder tijd dan formele beoordelingsgesprekken. En omdat er veel gesprekken plaatsvinden (bijv. eens per 2 of 4 weken), verzamel je altijd voldoende data over de prestaties en ontwikkeling van medewerkers voor strategische personeelsplanning.
👉 Meer weten? Lees ook: De moderne HR-cyclus: zo richt je het in op basis van een continue dialoog
2. Maak beoordelingen objectief: competentiegedreven en doorlopend gemeten
Een performance management-systeem met eerlijke beoordelingen is belangrijk voor de motivatie en betrokkenheid van medewerkers. We hebben hierboven al uitgelegd dat wij voorstanders zijn van een objectieve methode van prestatiemanagement.
Om beoordelingen objectief te maken zijn twee zaken van belang:
(1) Verhoog het aantal meetmomenten;
(2) Verbeter de onderbouwing van beoordelingen – door ze op objectieve competenties te baseren.
Door regelmatige feedback- en meetmomenten in te lassen, zorg je ervoor dat leidinggevenden altijd op de hoogte zijn van de prestaties van medewerkers gedurende het jaar.
Zo voorkom je subjectieve beoordelingen die maar op één momentopname vlak voor het functioneringsgesprek zijn gebaseerd.
De tweede stap is om de criteria te bepalen op basis waarvan je beoordeelt of medewerkers goed presteren. Die maak je objectief, op basis van:
- Prestaties of concrete resultaten: heeft iemand bepaalde SMART doelen behaald?
- Competenties en gedrag (‘harde’ vaardigheden en soft skills)
- Kernwaarden: past iemands manier van werken bij de cultuur van de organisatie?
Het idee is dat je deze objectieve criteria ook terug laat komen als gespreksonderwerpen van tussentijdse 1-op-1 (ontwikkel)gesprekken tussen managers en hun teamleden. Dan kunnen zij doelen of competenties die niet meer relevant zijn, meteen bijstellen.
💡 Meer weten over onze methode? Download het Learned-model met 5 stappen voor datagedreven Performance Management
Wil je medewerkers zo goed mogelijk begeleiden bij hun professionele ontwikkeling, dan mag de beoordeling niet afhankelijk zijn van slechts één meetmoment en één criterium. Om een beoordeling relevant en objectief te houden, adviseren wij een mix te maken van criteria op het gebied van prestaties, ontwikkeling en cultural fit.
3. Maak beloningen transparant
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om iedereen gelijk te belonen, omdat dit bijdraagt aan een meer gelijkwaardige en inclusieve werkcultuur.
Bij een systeem van gelijke beloning krijgen alle medewerkers dezelfde beloning voor gelijkwaardige prestaties, ongeacht hun geslacht, leeftijd, etniciteit of andere persoonlijke kenmerken. Dit kan helpen bij het verminderen van ongelijkheid en discriminatie op de werkvloer en het creëren van een eerlijke, rechtvaardige werkomgeving.
Een ander voordeel van gelijke beloning is dat het zorgt voor meer gemotiveerde en meer betrokken medewerkers. Als iedereen dezelfde beloning ontvangt voor gelijkwaardige prestaties, ontstaat er een sterker groepsgevoel – een gevoel van ‘wij doen dit samen – wat weer kan leiden tot betere samenwerking en een hogere productiviteit binnen teams.
Je kunt er altijd voor kiezen om een systeem van gelijke beloning te combineren met andere beloningsvormen, zoals prestatiebeloning of individuele bonussen. Op die manier worden medewerkers die bovengemiddeld presteren nog steeds individueel beloond.
4. Verbind prestatiemanagement met Learning & Development en interne mobiliteit
In sommige organisaties staat Performance management los van het verder opleiden en trainen van medewerkers.
In de performance managementcyclus bespreken medewerkers doelen en verwachtingen met hun leidinggevende, maar diezelfde leidinggevende beschikt niet altijd over de juiste kennis van Learning & development om teamleden ook te begeleiden bij het verder ontwikkelen van hun vaardigheden.
Hoe kun je de doorgroei en ontwikkeling verbeteren met je proces van prestatiemanagement?
- Breng de skills en competenties in kaart die medewerkers verder willen ontwikkelen, het liefst door te focussen op hun sterke punten
- Help managers om relevante trainingen en cursussen aan te bieden waarmee medewerkers hun skills en competenties kunnen ontwikkelen (dat hoeft niet per se direct van de manager zelf te komen, maar kan ook via automatische aanbevelingen in je Performance Management-systeem)
- Vraag in ontwikkelgesprekken naar de ambities van medewerkers en leg hun doorgroeimogelijkheden vast in een persoonlijk carrièrepad
Tip 💡 Ontwikkelplan en carrièrepad met Learned: wij gebruiken ontwikkelgesprekken voor het bepalen van de competenties en vaardigheden van de medewerker. Deze metingen dienen als input voor het ontwikkelplan en carrièrepad van de medewerker.
5. Meet doorlopend de betrokkenheid van je best presterende medewerkers
Als het gaat om het voorkomen van verloop, wil je vooral voorkomen dat je je best presterende medewerkers verliest. Want als high-performers vertrekken kan dat leiden tot een verlies van expertise en kennis, vertragingen en productiviteitsverlies.
Het is daarom erg belangrijk om middels performance management in kaart te brengen wie je high-performers zijn.
Daar stopt het echter niet. Verbind je performance managementproces ook met het doorlopend meten van de medewerkersbetrokkenheid. Betrokken medewerkers zijn namelijk de belangrijkste maatstaf voor retentie.
Dat doorlopend meten van tevredenheid (eNPS) en betrokkenheid kun je doen via regelmatige, korte Pulse-surveys. Daarmee:
- Leer je de redenen voor hogere of lagere betrokkenheid beter begrijpen
- Ontdek je systematische patronen en verbeterpunten voor jullie organisatie
- Kun je snel met proactieve oplossingen komen om de betrokkenheid te verbeteren
💡 Meer weten? Download onze e-guide: ‘Breng low en high performers in kaart met objectieve evaluaties’
6. Zorg dat je het succes van je Performance Management kunt meten
Heb je eenmaal een nieuwe cyclus voor prestatiemanagement geïmplementeerd, dan wil je kunnen meten hoe alle gesprekken, acties en processen die managers en medewerkers uitvoeren bijdragen aan betere prestaties — voor je hele organisatie. Want je wilt als HR met concrete data kunnen rapporteren aan de directie.
Daarom is het essentieel om de prestaties van individuele medewerkers, teams en afdelingen bij te houden in datagedreven HR-software, zoals een tool voor Performance Management.
Maak je Performance Management objectief met Learned
Met de Performance-module van Learned meet je eenvoudig de prestaties van medewerkers in alle functies en afdelingen. Zo kun je beoordelingen baseren op objectieve data en goed onderbouwde feedback.
In ons HR-platform krijg je de inzichten die je echt nodig hebt. Zoals met welke goed presterende medewerkers je het gesprek kunt aangaan om hen betrokken te houden bij je organisatie.
