So nutzt du AI im HR: Beispiele + Prompt-Vorlage

AI steht für Künstliche Intelligenz. Es umfasst alle Systeme, die Aufgaben ausführen, von denen wir zuvor dachten, dass menschliche Intelligenz dafür nötig wäre, wie Denken, Argumentieren, Planen und Kreieren. Und Lernen: ein wichtiges Merkmal von AI ist, dass es selbstlernend ist (Quelle: Niederländische Digitalinfrastruktur-Aufsicht).

AI ist mehr als ChatGPT, eine Form generativer AI.

Diese selbstlernenden Systeme können nämlich alles Mögliche sein: von Robotern, Maschinen und Computern bis hin zu Algorithmen.

Weltweit nutzen 12% der HR-Abteilungen AI in ihrer Arbeit (McKinsey 2025) und laut Berenschot liegt diese Zahl in den Niederlanden derzeit bei 8-9% der HR-Teams. Zum Vergleich: im Marketing liegt der Anteil der Teams, die AI nutzen, bereits bei 34%.

Eigentlich schade, diese geringe Nutzung im HR.

Denn es gibt 3 Dinge, in denen AI-Systeme sehr gut sind:

• Große Datenmengen sammeln
• Diese Daten auf einmal analysieren
• Daten zusammenfassen und Trends erkennen

Du kannst AI sehr gut einsetzen, um dir bei Entscheidungen auf Basis objektiver Daten zu helfen, auch im HR.

• Solange du als Mensch die Kriterien und Rahmenbedingungen festlegst, auf deren Basis AI-Systeme Daten für dich sammeln und analysieren sollen. Das ist seit 2025 auch durch ein EU-Gesetz vorgeschrieben (mehr dazu unten).

Außerdem kann AI dir enorm viel Zeit sparen: es gibt auch AI-Systeme, die erstellen und automatisieren können.

Diese können Aufgaben übernehmen, wie das Schreiben von Stellenanzeigen oder das Versenden von Zufriedenheitsumfragen. 👇 Es gibt nämlich verschiedene Arten künstlicher Intelligenz.

Für diese 4 Anwendungen kannst du AI gut im HR einsetzen:

Das sind AI-Systeme, die Texte, Bilder und Videos erstellen können, wie ChatGPT, Claude.ai, Synthesia und Runway.

Einige Beispiele, wie du generative AI im HR einsetzt:

• Stellenanzeigen schreiben
• Stellenprofile erstellen
• Support-Artikel erstellen
• Support-Videos erstellen
• Onboarding-Videos generieren
• Learning & Development: für die Erstellung von E-Learning-Videos

Also: AI-Chatbots wie ChatGPT, aber auch verschiedene andere „Support Bots“ wie Siri auf deinem Handy.

Sprachmodelle, die AI nutzen (LLMs), können menschliche Sprache verstehen und produzieren. Dafür verwenden sie NLP: NLP ist die Methode, LLM die Anwendung.

Im HR kannst du AI-Sprachmodelle nutzen für:

• Die Beantwortung von (einfachen) HR-Supportfragen
• Die proaktive Messung der Mitarbeiterzufriedenheit, z.B. durch Sentiment-Analyse von Mitarbeiterbefragungen und Umfragen
• Beantwortung von Fragen von Bewerbern

Und sogar: als Ergänzung zu den ersten Gesprächen im Bewerbungsprozess, z.B. mit einem zweidimensionalen AI-Avatar, dem Kandidaten ihre wichtigsten Fragen zur Stelle und Unternehmenskultur stellen können, bevor sie mit einem Recruiter sprechen.

💡 Achtung: Du darfst AI nicht für das Screening von Bewerbern und Entscheidungen im Recruitmentprozess einsetzen, gemäß dem EU AI Act

Das ist die Anwendung von AI als ultimativer Datenanalyst: du 'fütterst' zunächst große Datenmengen, und dann erkennt AI Trends und Muster darin.

Und mit Predictive Analytics kann AI sogar Vorhersagen treffen.

Beispiele für die Nutzung von AI für HR Analytics:

• Ergebnisse deiner Mitarbeiterbefragung oder NPS-Umfrage analysieren
• Die Berechnung der Personalfluktuation
• Sourcing: die Suche nach Kandidaten für offene Stellen
• Strategische Personalplanung: die Vorhersage zukünftiger Personalbedarfe
• Die Erstellung einer Skill-Gap-Analyse: welche Skills sind am wenigsten vertreten, und in welcher Abteilung?

Schließlich kannst du AI auch zur Automatisierung von Prozessen einsetzen.

Du nutzt es als Assistenten, der automatisch Aufgaben ausführt, wenn ein bestimmter Trigger eintritt.

Es handelt sich um administrative oder repetitive Aufgaben, wie:

• Lohnbuchhaltung verarbeiten
• Personalakten füllen und aktualisieren
• Termine oder Vorstellungsgespräche in deinem Kalender planen

Besonders mit dieser Anwendung kannst du viel Zeit sparen, indem du HR-Aufgaben automatisierst, sodass dir mehr Zeit für strategische Aktivitäten mit der Geschäftsleitung und für den menschlichen Teil deiner Arbeit bleibt.

Wichtiger Tipp 🤖 Wenn du ChatGPT häufig für dieselbe Art von Prompts verwendest, kostet es natürlich viel Zeit, diese jedes Mal neu einzugeben. Du kannst auch einen 'Custom GPT' bauen, eine Art vorausgefüllten Prompt, bei dem du nur ein paar Felder/Variablen anpassen musst.

Was wir nicht vergessen dürfen, wenn es um die Anwendung von AI im HR geht, sind ethische Fragen: Wie setzt man AI verantwortungsvoll ein?

Es wurde mehrfach bewiesen, dass wenn man Entscheidungen vollständig AI-Modellen überlässt, diese voreingenommen sind – biased – weil die Daten, mit denen sich AI 'ernährt', nun einmal einen 'Bias' haben.

Glücklicherweise hat sich die EU damit bereits befasst, und seit Februar 2025 ist die Europäische AI-Verordnung in Kraft: die bestimmt, welche Aufgaben du von AI in deiner Organisation ausführen lassen darfst und welche nicht.

Keine Sorge, die AI-Verordnung der EU ändert wahrscheinlich nicht viel für deine HR-Tätigkeiten.

Das ist verboten:

• Seit 2025 ist es verboten, Systeme oder Algorithmen für eine unfaire Bewertung von Menschen einzusetzen ('Social Scoring') 👉 Du darfst Recruitment-Entscheidungen also nicht AI-Systemen überlassen
• Auch Entscheidungen über Beförderungen, Karriereentwicklung und Vergütung dürfen nicht von AI getroffen werden

Nutzt du Chatbots und generative AI im HR? (ChatGPT fällt darunter)

• Das ist völlig in Ordnung; du musst jedoch dokumentieren, wie du AI genau einsetzt und welche Risiken damit verbunden sind, in einem AI Impact Assessment
• Sorge für AI-Kompetenz und schule Kollegen intern im verantwortungsvollen Umgang mit AI

💡 Viele Learning & Development-Tools bieten Kurse in AI-Kompetenz an.

Was alle Beispiele, wie du AI nutzen kannst (und laut Gesetz nutzen darfst), deutlich machen: Nutze AI vor allem als praktischen Assistenten.

Das bedeutet:

• Lass AI-Systeme einfache, administrative Aufgaben übernehmen, wo möglich (wie das Erstellen eines Funktionshauses)
• Und lass AI dir helfen, Daten zu sammeln und zu analysieren
• Aber setze selbst die Rahmenbedingungen: Welche Daten willst du sammeln und darfst du sammeln? Welche Informationen möchtest du aus den Daten gewinnen?

In deinem Evaluierungsprozess bedeutet das: du bittest ChatGPT, Stellenprofile zu schreiben, aber du bestimmst, welche Kriterien aufgenommen werden sollen:

👉 Willst du nur Aufgaben beschreiben oder auch die erforderlichen Skills aufnehmen?

👉 Welche Fähigkeiten muss jemand besitzen, um die Rolle erfolgreich auszufüllen? Welche KPIs sollen sie erreichen?

AI kann dir Vorschläge geben, aber letztendlich triffst du mit HR (und der Führungskraft) die endgültige Entscheidung.

Und das ist nur ein Beispiel.

Wie kannst du AI sonst noch in deinem HR-Zyklus und Evaluierungsprozess einsetzen? 👇

Im Folgenden erklären wir, wie AI deinen Performance-Management-Prozess nicht nur schneller machen kann, sondern auch Managern helfen kann, bessere Gespräche zu führen und weniger voreingenommenes Feedback zu sammeln.

Du kannst AI auch gezielter im HR einsetzen, nämlich um deinen Performance-Management-Zyklus objektiver zu gestalten und deinen Gesprächszyklus zu beschleunigen – für Führungskräfte und Mitarbeiter.

Wir zeigen hier 6 Beispiele für die Vorteile von AI im Performance Management.

Willst du sofort loslegen? 👉 Lade dieses Prompt-Template mit AI-Tipps für HR herunter

Du kannst viel Zeit beim Erstellen von Stellenprofilen sparen, indem du AI dafür einsetzt. Du schreibst den Prompt, ein generativer AI-Bot wie ChatGPT, Claude oder Gemini erledigt die Arbeit für dich.

Wichtig:

• Lege fest, welche Struktur du für ein Stellenprofil verwenden möchtest
• Zum Beispiel: willst du eine Aufgabenbeschreibung, Verantwortlichkeiten, erforderliche Fähigkeiten (Hard und Soft Skills) und die KPIs, an denen jemand bewertet wird, aufnehmen?
• Schreibe einen möglichst klaren Prompt: je mehr Text, desto besser 👇

Beispiel eines Prompts:

Neugierig auf ausführlichere Prompts? 👉 Lade unsere Prompt-Vorlage mit den cleversten AI-Prompts für HR herunter

🚨 Nachteil von ChatGPT:

• Selbst mit einem perfekten Prompt kann das Ergebnis jedes Mal anders ausfallen
• Du weißt nicht, auf welchen Daten das Stellenprofil basiert (von Unternehmen aus deiner Branche, Organisationen ähnlicher Größe, nur aus den Niederlanden oder aus der ganzen Welt?)
• Hast du viele Funktionen in deinem Funktionshaus? Immer noch viel Copy-Paste

Tipp 💡 In Learned kannst du mit einem Klick über 2000 Stellenprofile mit AI generieren in unserem kostenlosen AI-gesteuerten Funktionshaus

AI ist gut darin, Trends in großen Datenmengen zu erkennen. Perfekt also für die Analyse der Ergebnisse aus einer Mitarbeiterbefragung (MTOs).

Du kannst die Ergebnisse deiner MTO oder Zufriedenheitsumfrage als Tabelle, Excel oder CSV-Datei in ein Tool wie ChatGPT hochladen.

Dann bittest du es im Prompt, eine bestimmte Anzahl von Schlussfolgerungen zu ziehen – sticht z.B. ein Thema positiv oder negativ hervor – und welche Maßnahmen ChatGPT empfiehlt, um Scores zu verbessern.

🚨 Nachteile von ChatGPT:

• Datenschutz: In der kostenlosen Version von ChatGPT teilst du potenziell sensible Informationen über deine Organisation und Kollegen, um das AI-Modell weiter zu trainieren
• Für jede Umfrage musst du Daten manuell exportieren – ausschneiden – einfügen
• Es ist schwierig, Trends über die Zeit oder Trends nach Funktion, Ebene oder Abteilung zu analysieren
• Willst du Daten Kollegen oder dem Management präsentieren? Dann musst du selbst ein Dashboard erstellen

Du kannst das AI-Tool, mit dem du deine MTO-Analyse durchführst, auch bitten, die Ergebnisse mit denen ähnlicher Organisationen zu vergleichen (benchmarking). Du weißt dann nur nicht genau, mit welchen Daten verglichen wird.

Tipp 💡 Du findest einen AI-Assistenten, der dir hilft, deine MTO-Umfrage zu analysieren, auch durch Vergleich mit anderen Organisationen in deiner Branche, in unserer Survey-Software

Datenschutz und ChatGPT 🔒

Sei vorsichtig bei der Eingabe von unternehmenssensiblen oder persönlichen Daten in ChatGPT oder andere AI-Tools. Die kostenlose Version der meisten AI-Tools nutzt die Daten, die du eingibst, um ihre AI-Modelle weiter zu trainieren. Wenn du das nicht möchtest, wähle die kostenpflichtige Version.

Es gibt genug generative KI-Tools, die Texte für dich schreiben können. Neben Stellenanzeigen oder Stellenprofilen können das auch die Texte sein, die du als Erläuterung bei Bewertungen schreibst.

Beispiel für einen Prompt:

🚨 Nachteil von ChatGPT

• Du musst für jede Bewertungsfrage separat Text aus ChatGPT, Claude oder Gemini kopieren und manuell in dein Bewertungsformular einfügen
• Du musst einen sehr klaren Prompt verwenden, damit der Schreibstil menschlich klingt

Du kannst Bewertungen auch automatisch ausfüllen lassen, basierend auf Feedback, das du das ganze Jahr über sammelst, mit unserer HR-Software für Bewertungen

Kommen Führungskräfte zu HR, um Rat zu erhalten, wie sie Kollegen am besten coachen und Feedback geben? Dabei kann AI dich unterstützen.

Du kannst AI-Tools bitten, Coaching-Tipps zu geben, z.B. um ein 1-zu-1-Gespräch vorzubereiten oder sogar ein Mitarbeitergespräch.

Neugierig auf einen ausführlicheren Prompt? Lade unsere Vorlage mit den cleversten AI-Prompts für HR herunter

🚨 Nachteil von ChatGPT

• Du musst Führungskräfte trotzdem dazu ermutigen, sich auf ein Bewertungsgespräch vorzubereiten und alle Informationen zusammenzusuchen.
• Datenschutz: werden sensible Informationen geteilt, um die AI-Modelle zu trainieren?
• Und: du musst sowieso erst die Bewertungskriterien klar haben, auf deren Basis beurteilt wird

Dies ist eine der ältesten Anwendungen von KI (oder eigentlich von Large Language Models): die Umwandlung von gesprochenem Text in Worte und die Erstellung eines Berichts daraus.

Dafür gibt es allerlei praktische Tools:

• Fireflies.ai
• Otter.ai
• Fathom
• Google Gemini
• Microsoft Copilot

Du kannst diese Tools zum Beispiel während eines Beurteilungsgesprächs, eines 1-zu-1-Gesprächs oder eines Entwicklungsgesprächs einschalten.

Voice-to-Text benötigt nur Zugriff auf Audio, was gut für die Privatsphäre ist. Aber erwähne immer, dass du ein Tool verwendest, um Gesprächsnotizen zu erstellen.

🚨 Nachteile eigenständiger Tools:

• Sie sind nicht in dein HR-System integriert, du musst die Berichte separat speichern und manuell in deine HR-Software kopieren
• Überprüfe den Datenschutz: Dürfen in deiner Organisation Tools zur Audioaufnahme verwendet werden?
• Wenn du Notizen irgendwo speicherst, musst du überprüfen, ob dies sicher geschieht (z.B. verschlüsselt)

👉 Möchtest du automatisch Gesprächsberichte im HR-System erstellen, das du bereits nutzt? Das geht in Learned: Die Option zum Starten von Audioaufnahmen findest du integriert in unserer HR-Software für Beurteilungsgespräche

Es bleibt eines der schwierigsten Dinge im Performance Management, sowohl für Manager als auch für Teammitglieder: gute, konkrete Entwicklungsziele nach der SMART-Methode zu setzen.

Dies ist eine der Anwendungen, mit der AI dir vielleicht die meiste Zeit sparen kann.

Du hilfst Führungskräften, bessere Gespräche zu führen, die sie in weniger Zeit vorbereiten können. Und du bist mit HR weniger Zeit damit beschäftigt, Fragen von Managern zu beantworten.

🚨 Nachteil von ChatGPT

• ChatGPT hat nicht alle Informationen, um das beste Entwicklungsziel zu bestimmen (wie frühere Bewertungsgespräche, Feedback aus 1-zu-1s, Entwicklungsziele, Kriterien aus dem Stellenprofil)

Der cleverste Ansatz…

Willst du AI wirklich clever in deinem Gesprächszyklus, Bewertungsprozess und Performance Management einsetzen? Damit du so viel Zeit wie möglich sparst und Mitarbeitern hilfst, bessere Gespräche zu führen?

👉 Dann sorge dafür, dass du AI-Anwendungen in die HR-Software integrierst, die du bereits nutzt.

Das machst du mit unserer Software für objektive Bewertungen: sie enthält allerlei praktische AI-Features – vom Erstellen eines Funktionshauses mit AI und Gesprächstipps für Führungskräfte bis hin zu AI-Analysen für fundierte Entscheidungen über Beförderungen, transparente Vergütung und strategische Personalplanung. Entdecke Learned AI