Competentiematrix en skills matrix: zo gebruik je het [+ voorbeeld]

Eén van de belangrijkste rollen van HR is om medewerkers te helpen om zich verder te ontwikkelen – en zo het maximale potentieel van iedereen in de organisatie te benutten. Een handig hulpmiddel daarbij is het opstellen van een competentiematrix of skills matrix.

Maar wat is een competentiematrix precies, hoe ziet een voorbeeld eruit en hoe stel je er een op? Dat lees je hier.

 

Wat is een competentiematrix?

Een competentiematrix is een visueel overzicht van de vaardigheden, competenties en kennis van individuele medewerkers binnen een organisatie – of binnen een team. En je kunt het ook een skills matrix, vaardighedenmatrix of capaciteitenmatrix noemen: allemaal termen voor hetzelfde idee.

Dit stelt leidinggevenden in staat om gerichter te sturen op ontwikkeling, groei en efficiëntie.

 

Wat zet je in een skills- of competentiematrix?

Een competentiematrix is een tabel waarin je vermeldt:

• (Langs één as) De verschillende functies en rollen in een team, afdeling of organisatie
• (Langs de andere as) De bijbehorende vaardigheden 
• (In de tabel) Het niveau van elke medewerker op die vaardigheden

Je kunt ook focussen op de vaardigheden van één functie, maar dan spreek je van een functieprofiel of competentieprofiel.

De vaardigheden die je vermeldt kunnen een mix zijn van technische vaardigheden, soft skills, kennis, certificeringen en andere relevante kwalificaties voor een functie. 👇

 

Voorbeeld van een competentiematrix

Dit is een voorbeeld van een skills matrix voor de functie van Marketing manager (klik op de afbeelding om hem te vergroten):

De matrix bevat langs de ene as de vaardigheden die nodig zijn voor het goed uitvoeren van deze rol (horizontaal, in de regels), en daarnaast de verschillende medewerkers met de functie van Marketing Manager en in hoeverre zij over de benodigde skills beschikken (verticaal, in de kolommen).

Zo kun je makkelijk zien:

• wie het beste presteert in een bepaalde functie
• welke vaardigheden bepaalde medewerkers nog verder kunnen ontwikkelen

 

 

Het verschil tussen skills en competenties

Competenties of skills worden vaak als algemene term gebruikt. Maar precies gezegd zijn competenties een combinatie van de kennis, vaardigheden, ervaring en persoonlijke eigenschappen die maken dat je taken succesvol kunt uitvoeren. Samen vormen ze eigenlijk alles wat je weet, bent, kent en kunt.

Hieronder leggen we het verschil uit met skills.

 

a) Competenties (soft skills)

Je kunt competenties ook zien als soft skills: interpersoonlijke en gedragsmatige vaardigheden. Ze geven aan hoe iemand taken uitvoert en communiceert en samenwerkt met anderen.

Soft skills worden ook wel ‘transferable’ skills genoemd, omdat ze overdraagbaar zijn: je kunt ze in verschillende rollen toepassen en neemt ze als het ware mee van functie naar functie. 

🧠 Voorbeelden zijn: communicatieve vaardigheden / probleemoplossend vermogen / projectmanagement / leiderschapsskills

 

b) Professionele skills (ervaring/kennis)

Professionele skills zijn functiespecifiek en variëren van technische kennis tot ervaring met specifieke methodes of processen. 

Ze worden ook wel hard skills of job-specific skills genoemd, omdat je ze alleen voor een specifieke rol kunt inzetten. Ze zijn gebaseerd op de kennis die je eerder hebt aangeleerd, bijvoorbeeld tijdens je studie of op een cursus.

🧠 Voorbeelden zijn: financiële analyse / backend software ontwikkeling / kunnen werken met een specifieke machine of softwaretool / het ontwikkelen van marketingstrategieën

 

💬 Kennis van een specifieke taal kan ook een professionele skill zijn. Bij Learned zien we talenkennis als een aparte skill-categorie, omdat het voor bepaalde functies de belangrijkste voorwaarde kan zijn.

 

c) Technische vaardigheden (tools en technologieën)

Binnen professionele of ‘hard skills’ kun je nog een subcategorie maken van technische vaardigheden. Dat zijn de praktische, vaak software-gerelateerde skills die nodig zijn om specifieke taken uit te voeren. 

🧠 Voorbeelden zijn:

• kennis van een programmeertaal zoals Node.js
• kunnen werken met ontwerptools zoals Adobe Illustrator

 

Waarvoor gebruik je een competentie- of vaardighedenmatrix?

 

Een competentiematrix heeft veel voordelen, niet alleen voor jou als HR, maar ook voor medewerkers, teammanagers én de (financiële) directie. 

Volgens Deloitte behouden organisaties die een competentiematrix succesvol inzetten tot 30% meer medewerkers, en je kunt zelfs 25% meer winstgevendheid bereiken door de betere inzet van talent en hogere productiviteit (bron: PwC).

Dit zijn alle voordelen van een capaciteitenmatrix op een rij:

 

1. Duidelijke verwachtingen

Door de matrix te gebruiken voor functieprofielen en evaluaties, kunnen zowel medewerkers als managers precies zien welke vaardigheden verwacht worden en op welk niveau. Dit voorkomt onduidelijkheid en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde doelen nastreeft.

 

2. Eerlijke, objectieve Performance Management

Een competentiematrix laat je eenvoudig zien welke vaardigheden medewerkers verder kunnen ontwikkelen. 

Gebruik die skills en competenties als basis voor functieprofielen, én laat ze vervolgens consequent terugkomen in evaluaties en 1-op-1 gesprekken. Want zo zorg je ervoor dat:

• managers weten op welke objectieve criteria ze de prestaties van hun mensen kunnen baseren
• medewerkers in een zelfde functie consistent geëvalueerd worden, op basis van dezelfde skills en competenties
• medewerkers zelf controle krijgen op de competenties die ze kunnen ontwikkelen, en inzicht hebben in hun voortgang 

Als je daarbij ook gebruikmaakt van 360-graden feedback, werk je helemaal toe naar zoveel mogelijk objectiviteit in evaluaties.

 

3. Inzicht in ‘skill gaps’

In een matrix kun je eenvoudig het huidige niveau van medewerkers vergelijken met de vereisten van hun rol, of van een toekomstige positie waarin ze willen doorgroeien. 

Zo kun je ook een ‘skill gap’ identificeren: in welke vaardigheden kunnen medewerkers zich nog ontwikkelen? Op basis van die skill gaps stel je een ontwikkelplan of Learning & Development-plan op.

 

4. Een persoonlijk groeipad voor elke medewerker (goed voor retentie!)

Als je de skill gaps en ontwikkelbehoeften in kaart hebt gebracht, kun je een carrièrepad of groeipad opstellen voor elke medewerker. Dat doe je aan de hand van een functiematrix met functieniveaus.

Dit werkt heel motiverend en draagt bij aan het behoud van talent, omdat medewerkers weten hoe ze kunnen doorgroeien binnen de organisatie – en duidelijk zien welke stappen ze daarvoor moeten zetten.

 

5. Strategische personeelsplanning & successieplanning

In een vaardighedenmatrix heb je een duidelijk overzicht van de sterke punten van elke medewerker. 

Daarom heeft een matrix ook grote voordelen voor strategische personeelsplanning:

• Je kunt de niveaus van verschillende medewerkers makkelijk naast elkaar leggen voor een bepaalde competentie (bijv. leiderschap of een professionele skills zoals financiële analyse)
• Je ziet eenvoudig wie het beste presteert in een bepaalde functie

 

Zo kun je bepalen wie klaar is voor een promotie, wie begeleiding nodig heeft om zich voor te bereiden op een verticale carrièrestap, maar ook wie misschien beter tot diens recht komt in een andere functie (horizontale overstap).

Je kunt een matrix ook inzetten voor successieplanning, zodat je altijd voorbereid bent op toekomstige behoeften binnen de organisatie.

 

 

Competentiematrix opstellen: 3 stappen

Een effectieve competentie matrix opstellen begint met een goede basis: skills-based functieprofielen. Zo zorg je ervoor dat je je medewerkers op een consistente en objectieve manier kunt beoordelen en ontwikkelen. 

 

Stap 1: Zorg dat de basis staat

Het eerste wat je moet doen, is een functiehuis opstellen dat gebaseerd is op skills en competenties. 

Zo’n functiehuis bevat voor elke rol binnen de organisatie een gedetailleerd overzicht van: 

• De benodigde competenties (soft skills)
• De technische vaardigheden (hard skills)
• Het gewenste niveau, uitgedrukt in gedrag

Elk van die competenties koppel je vervolgens aan het niveau: welke specifieke competenties en gedragingen zijn nodig om succesvol te zijn in een rol? Je bepaalt het gewenste niveau van competenties en skills voor een functie, en dat niveau druk je uit in concreet gedrag.

Tip 💡 In de software van Learned hebben we het gedrag bij verschillende competentieniveaus al voor 2000 functieprofielen voor je uitgeschreven, in ons Functiehuis. Dat doen we met hulp van AI.

 

Stap 2: Bepaal op hoeveel niveaus je wilt meten

De volgende stap is het bepalen van de niveaus waarop je vaardigheden en competenties wilt meten. Er zijn 2 opties.

 

4 niveaus

Deze komen uit de zogenaamde TMA-methode:

1. Generiek niveau: basisvaardigheden die iedereen binnen de organisatie moet beheersen.
2. Operationeel: vaardigheden die nodig zijn om dagelijkse taken succesvol uit te voeren.
3. Tactisch: vaardigheden die van belang zijn voor het coördineren en managen van teams of projecten.
4. Strategisch: vaardigheden die essentieel zijn voor het bepalen van de koers van de organisatie en het nemen van langetermijnbeslissingen.

In Learned hanteren wij deze niveaus specifiek voor competenties (soft skills zoals leiderschap, communicatie of probleemoplossend vermogen).

 

5 niveaus van beginner tot expert:

• Beginner: Basiskennis en beperkte ervaring.
• Bekwaam: In staat om onder begeleiding eenvoudige taken uit te voeren.
• Professional: Kan zelfstandig werken en heeft een goed begrip van de materie.
• Gevorderd: Beschikt over diepgaande kennis en kan anderen begeleiden.
• Expert: Heeft uitgebreide expertise en wordt gezien als autoriteit binnen dit vakgebied.

Met deze vijf niveaus kun je werken voor technische skills of professionele kennis (zoals softwareontwikkeling, financiële analyse, of marketingstrategieën).

 

Stap 3: Vul voor elke medewerker de competenties in

Wanneer het functiehuis en de niveaus bepaald zijn, kun je de skillsmatrix invullen met het niveau van elke medewerker. 

Dit doe je op basis van objectieve evaluaties, waarbij je gebruikmaakt van 360-graden feedback. Dit betekent dat niet alleen de manager, maar ook de medewerker zelf en collega’s (peers) hun input geven voor de prestaties en het gedrag.

Dankzij peer feedback krijg je een volledig beeld van de competenties en skills van de medewerker, en verklein je de kans op een subjectieve evaluatie. 

Het resultaat is een goed onderbouwde, eerlijke inschatting van de huidige staat van vaardigheden binnen je team of organisatie.

 

Bonustip! 💬 Blijf de competentiematrix updaten

Dat doe je door de competenties te integreren in je gesprekscyclus voor Performance Management. Zorg ervoor dat de competenties en niveaus van medewerkers doorlopend worden geëvalueerd in de ontwikkelgesprekken met managers. 

Zo blijf je de vinger aan de pols houden en kun je snel inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Daarmee houd je de matrix niet alleen up-to-date, maar versterk je ook de continue ontwikkeling van je medewerkers. 

 

 

Aan de slag met competenties in jouw organisatie

Welke skills en competenties zijn er allemaal voor verschillende functieprofielen?

Als je aan de slag wilt met het opstellen van een skills- of competentiematrix voor jouw organisatie, dan helpen wij je op weg!

👉 Download ons template met 38 competenties en 5 niveaus met concrete gedragsvoorbeelden per competentie