Terug

Functieprofiel: betekenis en best practices bij het opstellen

door | nov 8, 2023

Een effectief functieprofiel is de fundering van een goed functionerende medewerker. Maar wat houdt het precies in? In dit blog duiken we diep in het concept van functieprofielen. Een functieprofiel is een gestructureerde beschrijving van de verantwoordelijkheden, vaardigheden en kwalificaties die vereist zijn voor een specifieke functie. Van werving en selectie tot prestatiebeoordelingen en ontwikkelingsplannen, ontdek hoe functieprofielen organisaties helpen heldere verwachtingen te communiceren en de juiste persoon voor de juiste functie te vinden. We verkennen ook het verschil tussen functieprofielen en rolprofielen, terwijl we de belangrijkste best practices delen om succesvolle functieprofielen op te stellen. Klaar om je organisatie naar een hoger niveau te tillen? Lees verder!

Breng je HR-cyclus naar een hoger niveau! Met onze gratis e-guide kun je zelf je moderne HR-cyclus ontwerpen. Download hem hier en ga gelijk aan de slag!

 

Wat is een functieprofiel?

Een functieprofiel is een gestructureerde en gedetailleerde beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden, en kwalificaties die nodig zijn voor een specifieke functie binnen een organisatie. Het bevat informatie over het doel van de functie, de rapportagelijnen, en de positie binnen het bredere bedrijfskader. Een goed functieprofiel dient als basis voor werving, selectie, evaluatie en ontwikkeling van medewerkers. Het helpt organisaties om duidelijke verwachtingen te communiceren naar werknemers, bevordert transparantie en efficiëntie in de personeelsprocessen, en ondersteunt bij het vinden van de juiste persoon voor de juiste functie.

 

Wat is het verschil tussen een functieprofiel en een rolprofiel?

Wij zien dat steeds meer organisaties zijn afgestapt van het werken met functieprofielen en zijn overgestapt naar rolprofielen. Maar wat is precies het verschil? Een functieprofiel richt zich specifiek op de taken, verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden voor een individuele functie binnen een organisatie. Het beschrijft de taken die iemand in die functie moet uitvoeren en de competenties die daarvoor nodig zijn.

Een rolprofiel daarentegen omvat een breder perspectief en gaat over de verwachtingen en verantwoordelijkheden van een bepaalde rol in de organisatie, ongeacht wie deze functie momenteel vervult. Het kan betrekking hebben op meerdere functies die vergelijkbare verantwoordelijkheden en doelstellingen hebben, waardoor het meer algemeen en flexibeler is dan een specifiek functieprofiel.

 

Waarom werken organisaties met functieprofielen?

Hierboven gaven we al een korte toelichting waarom het voor bedrijven interessant is om met functieprofielen te werken. Een functieprofiel kan echt bijdragen aan het efficiënter maken van verschillende processen. Wij hebben de belangrijkste voordelen voor je op een rijtje gezet:

1. Duidelijkheid en consistentie

Functieprofielen bieden heldere en gestructureerde beschrijvingen van taken, verantwoordelijkheden en vereisten, waardoor medewerkers en managers weten wat er van hen wordt verwacht. Dit bevordert consistentie en uniformiteit in de prestaties.

 

2. Werving en selectie

Functieprofielen helpen bij het aantrekken van geschikte kandidaten door te laten zien wat de functie inhoudt en welke vaardigheden nodig zijn. Dit stroomlijnt het wervingsproces en verhoogt de kans op het vinden van de juiste persoon voor de functie.

 

3. Evaluatie en beloning

Functieprofielen vormen de basis voor prestatiebeoordelingen en salarisbeleid. Ze stellen objectieve maatstaven vast om te meten hoe goed een medewerker presteert in vergelijking met de functievereisten.

 

4. Ontwikkeling en training

Functieprofielen identificeren de benodigde vaardigheden en competenties, waardoor organisaties gerichte training en ontwikkelingsplannen kunnen opstellen om werknemers te helpen hun vaardigheden te verbeteren.

 

5. Organisatorische efficiëntie

Het gebruik van functieprofielen helpt bij het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden op een manier die past bij de competenties van medewerkers, waardoor de algemene efficiëntie en productiviteit worden verbeterd.

 

Waar staat er in het functieprofiel?

  1. Functietitel: Dit geeft een duidelijk beeld van de rol binnen de organisatie.
  2. Doel van de functie: Hierin wordt beschreven wat het hoofddoel is van de functie binnen de organisatie en hoe deze bijdraagt aan de algemene doelstellingen.
  3. Positie binnen de organisatie: Geeft aan waar de functie zich bevindt in de organisatiestructuur, inclusief informatie over aan wie de persoon rapporteert en wie er aan hem of haar rapporteren.
  4. Taken en verantwoordelijkheden: Een gedetailleerde lijst van de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden. Dit deel moet zo specifiek mogelijk zijn om misverstanden te voorkomen.
  5. Bevoegdheden: Duidelijkheid over de beslissingsbevoegdheid en autonomie binnen de functie.
  6. Competenties en vaardigheden: De specifieke vaardigheden, kennis en competenties die nodig zijn om de functie succesvol uit te voeren. Dit kan zowel harde vaardigheden (specifieke kennis of technieken) als zachte vaardigheden (zoals communicatievaardigheden) omvatten.
  7. Opleidings- en ervaringseisen: De minimale opleidingsniveau en werkervaring die nodig zijn voor de functie.
  8. Arbeidsvoorwaarden: Details over het salaris, werkuren, overwerk, vakantiedagen, en andere relevante voorwaarden.
  9. Werkomgeving: Beschrijving van de fysieke en sociale werkomgeving, inclusief eventuele specifieke risico’s of eisen zoals reizen of fysieke inspanning.
  10. Prestatie-indicatoren: Hoe de prestaties van de werknemer in deze functie zullen worden beoordeeld en welke doelstellingen behaald moeten worden.
  11. Ontwikkelingsmogelijkheden: Informatie over carrièreperspectieven, opleidingsmogelijkheden en andere manieren waarop de werknemer zich binnen de organisatie kan ontwikkelen.

 

Best practices voor het opstellen van een functieprofiel

Ben jij nou ook van plan om aan de slag te gaan met het opstellen van functieprofielen binnen jouw organisatie? Vergeet niet om rekening te houden met deze best practices:

1. Betrek relevante belanghebbenden

Zorg ervoor dat je niet alleen HR en management betrekt bij het opstellen van functieprofielen, maar ook de medewerkers die momenteel de betreffende functies vervullen. Hun inzichten zijn waardevol om een realistisch en nauwkeurig beeld van de functie te krijgen. Bespreek ook met teamleden en leidinggevenden om te begrijpen welke taken en verantwoordelijkheden belangrijk zijn voor het succes van de afdeling en de organisatie.

 

2. Houd functieprofielen actueel

Functies en verantwoordelijkheden kunnen in de loop van de tijd veranderen als gevolg van bedrijfsgroei, technologische ontwikkelingen of veranderingen in de branche. Zorg ervoor dat je functieprofielen regelmatig herziet en bijwerkt om deze relevant en accuraat te houden. Dit helpt ook bij het aantrekken en behouden van gekwalificeerde medewerkers.

 

3. Maak functieprofielen beknopt en duidelijk

Houd de beschrijvingen van functieprofielen bondig en gebruik heldere taal. Vermijd vage termen en zorg ervoor dat de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en vereisten goed worden gecommuniceerd. Maak ook gebruik van gestandaardiseerde formats om consistentie te waarborgen bij het opstellen van functieprofielen in de hele organisatie.

 

Learned platform UI, voorbeeld van prestatieverwachting

Maak met Learned verwachtingen transparant door functieprofielen op te stellen met doelstellingen, competenties en vaardigheden. 

 

Bouw functieprofielen in Learned met de kracht van AI

Met het Learned-platform bouw je in no-time een functieprofiel door te werken met ons AI gedreven carrière framework. Wij geven op basis van de sector van jouw bedrijf advies voor jouw functieprofielen over een passende functieomschrijving en de meest voorkomende skills en competenties. Zo hoef je niet zelf opnieuw het wiel uit te vinden en bespaar je een hoop tijd. Probeer Learned nu 14 dagen gratis!

Gratis downloads

Realtime inzicht in medewerkersbetrokkenheid

Additional Resource

All resources >

Maandelijkse nieuwsbrief

Aanmelding voor nieuwsbrief voordelen