Functieprofielen zijn de basis van talentmanagement. Maar voor de meeste HR-managers zijn ze ook niet het meest spannende onderdeel van hun werk… Kost het opstellen van functieprofielen jou en teammanagers veel tijd? Er is een manier om functieprofielen snel en strategisch op te stellen.
De oplossing is een functieprofiel op basis van skills, uitgedrukt in concreet gedrag en resultaten. Zo weten medewerkers duidelijk wat er van hen verwacht wordt, en heb jij meer inzicht in hoe je de talenten in je organisatie het slimst kunt inzetten. Ontdek hier hoe je skills-based functieprofielen opstelt voor jouw organisatie – met voorbeelden.
Wat is een functieprofiel?
Een functieprofiel is een overzicht van alles wat iemand in een bepaalde functie moet doen en kunnen om die functie succesvol uit te voeren. Het bestaat uit een gestructureerde beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden, het niveau en de vaardigheden die nodig zijn.
Sommige organisaties voegen aan een functieprofiel ook de rapportagelijnen toe en de positie binnen de organisatie.
Een functieprofiel bevat deze informatie:
- Hoe het succes van deze functie wordt gemeten, in de vorm van KPI’s
- Welke skills en competenties nodig zijn voor de functie
- Welk gedrag iemand moet laten zien om aan deze competenties te voldoen
Voorbeeld van een functieprofiel
Dit is een voorbeeld van een functieprofiel mét competenties voor een HR-manager:
💡 Wat het niet is: een functieprofiel is geen functieomschrijving
Functieprofielen zijn breder dan een functieomschrijving, omdat ze meer informatie bevatten dan alleen een overzicht van taken en verantwoordelijkheden.
Waarvoor gebruik je functieprofielen?
Functieprofielen zijn de basis van je talentbeheer en prestatiemanagement in HR: alle functieprofielen van jouw organisatie samen vormen je functiehuis.
Daarnaast gebruik je functieprofielen voor:
1. Duidelijke verwachtingen
Een functieprofiel is een gestructureerde manier om de vereisten voor dezelfde of vergelijkbare functies te bepalen. Zo weten managers én medewerkers precies wat er verwacht wordt van hun functioneren.
2. Werving en selectie
In recruitment dient een functieprofiel als basis voor de vacature, om de juiste persoon aan te nemen met de juiste kennis en vaardigheden.
3. Prestatiebeoordelingen
Het is de basis voor de evaluatie van prestaties: in een functieprofiel stel je objectieve maatstaven vast om te meten hoe goed een medewerker presteert in vergelijking met de functievereisten.
4. De ontwikkeling van medewerkers
Met competenties schep je heldere verwachtingen van wat iemand moet kennen, kunnen en presteren om klaar te zijn voor een volgende functie. En daarnaast kun je gerichte plannen opstellen voor trainingen waarmee medewerkers hun vaardigheden op een bepaald gebied kunnen verbeteren.
Bonusvoordeel 🤖 Als je het maken van functieprofielen automatiseert met de juiste technologie, hoef je het niet uit te besteden aan een consultancy. Zo bespaar je veel tijd en geld! In Learned stel je gratis functieprofielen op met behulp van ruim 2000 functie-templates.
Op naar een functieprofiel 2.0 op basis van skills
Traditionele functieprofielen hebben één groot nadeel: ze zijn gericht op de taken, verantwoordelijkheden en hiërarchie van een functie. Dat zijn allemaal zaken die weinig voorspellende waarde hebben voor werkprestaties, toont onderzoek van Equalture aan.
Wat veel nauwkeuriger voorspelt of iemand succesvol is in een functie, zijn competenties: cognitief vermogen (kennis) en gedrag (soft skills). Daarom is het effectiever om aan je functieprofielen ook competenties, skills of vaardigheden toe te voegen.
Zo maak je van een functieprofiel dus een competentieprofiel met:
- Competenties (soft skills, overdraagbaar)
- Professionele kennis en ervaring (hard skills, functiespecifiek)
Meer weten? 👉 Hier lees je meer over het verschil tussen skills en competenties
Dit zet je in een functieprofiel
In een skills-based functieprofiel staan de taken die een medewerker moet uitvoeren én de competenties die daarvoor nodig zijn. Wil je een profiel opstellen, dan is het ook belangrijk om het beknopt en consistent te houden.
Dit zijn dit de onderdelen die je erin opneemt:
a) De basis
1. Functietitel: Dit geeft een duidelijk beeld van de rol binnen de organisatie.
2. Doel van de functie: Hierin wordt beschreven wat het hoofddoel is van de functie en hoe deze bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie.
3. Positie binnen de organisatie: Geeft aan waar de functie zich bevindt in de hiërarchie van de organisatiestructuur, inclusief informatie over aan wie de persoon rapporteert.
4. Bevoegdheden: dit beschrijft de beslissingsbevoegdheid die bij een functie hoort.
b) Competenties, skills en KPI’s
5. Prestatie-indicatoren of KPI’s: hoe meet je succes in een functie? Bepaal welke meetbare prestaties en doelstellingen een werknemer moet behalen om de functie naar behoren uit te voeren.
6. Competenties of soft skills: De overdraagbare, niet-functiespecifieke competenties waarover iemand moet beschikken om de functie succesvol uit te voeren. Dit zijn bijvoorbeeld communicatieve vaardigheden of leiderschapsskills.
Je drukt competenties uit in concreet gedrag passend bij het niveau van de functie. En dit deel van een functieprofiel kun je ook een competentieprofiel noemen.
Voorbeeld van een functieprofiel in Learned waarin je het competentieniveaus beschreven is op basis van concreet gedrag:
7. Professionele vaardigheden en hard skills: de specifieke vaardigheden, ervaring en kennis die nodig zijn om de functie succesvol uit te voeren.
Optioneel kun je bepaalde technische vaardigheden apart noemen om de vereiste ervaring te verduidelijken, zoals kennis van:
- Talen
- Softwaresystemen
- Machines en besturingssystemen
💡 Weten hoe je de benodigde competenties voor een functie bepaalt? Lees ook: Zo maak je een competentiematrix
c) Optioneel
8. Werkervaring
Het voordeel van een functieprofiel op basis van competenties en KPI’s is dat je het aantal jaren werkervaring niet hoeft vast te leggen. Die ervaring zit namelijk al verwerkt in het niveau van de competenties (soft skills) en vaardigheden (hard skills en technische kennis).
9. Opleidingseisen
Afhankelijk van de aard van de functie kun je een minimaal opleidingsniveau of specifieke opleidingseis opnemen (bijv. voor een docent, verpleger, chirurg, advocaat).
📝 In een functieprofiel op basis van competenties laat je een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden dus weg. Een taakomschrijving veroudert namelijk snel en als daarin niet precies de taken beschreven staan die werknemers in de dagelijkse praktijk uitvoeren, kan dat voor discussie zorgen. Een functieprofiel is breder en blijft daarom langer up-to-date.
Een functieprofiel opstellen in 4 stappen
We weten nu wat een functieprofiel inhoudt, maar hoe stel je het precies op? 👇
Stap 1. Bepaal de vereiste competenties en skills
Stel van elke functie in de organisatie een functieprofiel op mét competenties en skills.
Let daarbij op:
- Beschrijf de vereiste competenties (soft skills) aan de hand van een concrete beschrijving van het gedrag dat iemand moet laten zien
- Leg ook (hard) skills en eventuele technische vaardigheden vast
- Hou het bij maximaal 10 competenties en skills per functieprofiel
Stap 2. Stel objectief vast hoe je succes meet
Bepaal hoe je succes meet, en aan welke KPI’s en organisatiedoelen een functie bijdraagt.
De juiste KPI’s vaststellen is nog niet zo eenvoudig, omdat je heel specifieke inhoudelijke kennis van een functie moet hebben. Voor die kennis is HR afhankelijk van (operationele) managers, die hun idee van goed functioneren vaak weer baseren op hun eigen mening – en niet op een objectieve KPI.
Daarom helpt het om een HR-softwaretool te gebruiken die automatische suggesties voor nuttige KPI’s geeft op basis van marktdata uit een specifieke branche.
Bijvoorbeeld:
- Projectmanager 🎯 KPI: X aantal projecten voltooid binnen deadline
- Developer 🎯 KPI: X aantal tickets afgerond zonder bugs
- HR-manager 🎯 KPI: Tevredenheid verhogen naar eNPS-score X
Stap 3. Kies het juiste hulpmiddel om functieprofielen op te stellen
Denk ook na over de manier waarop – of de tool waarmee – je de profielen wilt (laten) maken. Er zijn grofweg 3 opties:
a) Een consultancy
Consultancybureaus werken vaak met traditionele methodes. Het nadeel is dat dat ertoe kan leiden dat je functieprofielen alweer snel verouderd raken, en dat de kosten hoog kunnen zijn.
b) AI of Kunstmatige intelligentie
Je kunt een functiehuis met alle profielen voor jouw organisatie tegenwoordig ook door AI-tools zoals ChatGPT laten genereren. Dat is snel en je kunt het helemaal zelf doen.
De nadelen van AI zijn:
- Het maken van functieprofielen is ook best arbeidsintensief, omdat je met ChatGPT een Excel of CSV-bestand genereert, die je zelf moet organiseren, bewerken en structureren;
- Het kost alsnog veel tijd om de profielen up-to-date te houden, dat gaat niet automatisch
- Het is lastig om echt realistische profielen op te stellen voor jouw branche en organisatiegrootte, omdat je niet kunt kiezen op welke databases je jouw profielen wilt baseren
c) Moderne HR-software
Het is het meest overzichtelijk en gebruiksvriendelijk om alle functieprofielen van jouw organisatie samen te brengen in één softwaretool.
Het voordeel is dat je alle gegevens eenvoudig actueel houdt, ook als er iets in een functie verandert, en dat je het juiste functieprofiel aan de juiste medewerker kunt koppelen.
Bovendien hebben collega’s via de tool ook meteen inzicht in hun eigen functieprofiel, wat duidelijke verwachtingen schept.
🎯 Als jouw HR-tool automatisch functieprofielen bevat voor de meest voorkomende functies, hoef je ze niet zelf op te stellen. Met Learned bieden we 2000 functieprofielen gegenereerd door AI en op basis van branche-specifieke data in ons gratis functiehuis.
Stap 4. Check functieprofielen bij teammanagers en medewerkers
Zorg ervoor dat je niet alleen HR betrekt bij het opstellen van functieprofielen, maar ook de medewerkers die de functies op dit moment vervullen. Met hun input creëer je realistische functieprofielen.
Laat eerst de functieprofielen automatisch opstellen in een softwaretool zoals Learned (wij doen dit op basis van marktdata van vergelijkbare bedrijven in jouw branche).
Vraag teamleden en leidinggevenden dan om die functieprofielen te controleren:
- Welke doelen en KPI’s zijn belangrijk voor het succes van het team?
- Welke skills en competenties heeft iemand nodig in de rol?
Zo bespaar je veel tijd vergeleken met het handmatig opstellen van functieprofielen samen met managers en medewerkers. Bovendien zorg je ervoor dat profielen van vergelijkbare functies niet verschillen per manager, maar consistent en objectief meetbaar zijn.
De voordelen van objectieve functieprofielen
De volgende stap is om competentieprofielen effectief in te zetten in jouw organisatie.
Want je kunt functieprofielen gebruiken als basis voor recruitment, maar ook voor duidelijke verwachtingen in een functie, de ontwikkeling van medewerkers en eerlijke prestatiebeoordelingen. Allemaal voordelen voor je Performance management.
Met deze 3 tips haal je het meeste voordeel uit competentieprofielen 👇
a) Gebruik functieprofielen als basis voor een objectief evaluatieproces
Dat doe je door de skills, competenties en KPI’s uit functieprofielen te gebruiken als basis voor je HR-gesprekscyclus en evaluatieproces.
Door in elk gesprek tussen manager en medewerker de competenties en KPI’s uit het functieprofiel terug te laten komen, baseer je feedback, evaluaties en prestaties op meetbare resultaten en concreet waarneembaar gedrag. Je maakt jouw Performance Management- of evaluatiecyclus dus objectief.
Zo kunnen managers objectief vaststellen hoe een teamlid functioneert, en diegene heel gericht coachen om de juiste competenties verder te ontwikkelen.
b) Breng carrièrepaden in kaart
In een functieprofiel zelf hoef je nog niet vast te leggen wat de doorgroeimogelijkheden zijn.
Maar gebruik je functiehuis met functieprofielen wél als basis voor het vastleggen van mogelijke carrièrepaden voor elke functie. Dat kan met een functiematrix: daarin geef je de niveaus weer van alle functies in een afdeling, van minder tot meer senior functie.
- Zo krijg je een overzicht van welke medewerkers in aanmerking komen voor een verticale stap naar een hogere functie, maar ook welke medewerkers skills bezitten die beter tot hun recht komen in een horizontale stap naar een andere afdeling.
- Medewerkers zelf zien ook precies welke skills, competenties en KPI’s ze verder moeten ontwikkelen om door te kunnen groeien.
Bovendien is inzicht in ontwikkelingsmogelijkheden belangrijk voor de motivatie, betrokkenheid en prestaties van werknemers – en jij behoudt er meer high-performers en jongere werknemers mee.
Tip 💡 Ook hier is het extra efficiënt om doorgroeimogelijkheden vast te leggen in HR-software voor carrièrepaden.
c) Houd de profielen up-to-date
In de loop van de tijd kunnen de benodigde competenties of doelen voor een functie veranderen – als gevolg van bedrijfsgroei, technologische ontwikkelingen of veranderingen in de branche.
Dus komen managers of medewerkers er tijdens hun gesprekken achter dat een bepaalde skill of KPI niet meer relevant is? Laat ze dat dan terugkoppelen aan HR, en update het functieprofiel.
👉 Meer weten? Lees verder over de voordelen van eerlijke Performance management
