MTO anoniem of niet anoniem?

Bij het uitvoeren van een medewerkerstevredenheidonderzoek (MTO) krijgen HR managers vaak de vraag: “Hoe de MTO anoniem?”, “Waarom is het anoniem als je mijn e-mailadres gebruikt?”. De zorg van medewerkers ligt in het beschermen van hun privacy. Ze zijn bang dat hun mogelijk kritische opmerkingen bij hun leidinggevende belanden zonder dat ze daar controle over hebben. HR afdelingen willen op hun beurt weten in hoeverre ze persoonsgegevens van medewerkers mogen delen zonder toestemming. In deze blog zetten we alle informatie over anonimiteit en privacy met betrekking tot onderzoek op een rijtje.

Wat houdt anoniem medewerkersonderzoek in?

Anoniem onderzoek houdt in dat de verkregen data in een onderzoek ‘niet geïdentificeerd op naam’ kan worden. Alle naar een persoon herleidbare gegevens zijn onbekend. ‘Anoniem’ heeft hier een andere betekenis dan ‘vertrouwelijk’. Vertrouwelijk gaat over de informatie zelf en betekent ‘privé, geheim, niet algemeen beschikbaar’. Anoniem betekent niet 1-op-1 herleidbaar naar een individuele persoon.

Wat zijn de voor- en nadelen van een anonieme mto

Het gebruik van een anoniem medewerkersonderzoek (MTO) heeft zowel voor- als nadelen. Hier zijn enkele punten om in gedachten te houden:

Voordelen van een anoniem MTO:

1. 1. Eerlijkheid: Medewerkers voelen zich vaak vrijer om eerlijke feedback te geven zonder zich zorgen te maken over represailles of negatieve gevolgen voor hun loopbaan.
   2. Betrouwbaarheid: Anonimiteit bevordert de betrouwbaarheid van de gegevens, omdat medewerkers meer geneigd zijn om openhartig en oprecht te reageren.
   3. Objectieve inzichten: Het helpt bij het verzamelen van objectieve inzichten en meningen van medewerkers, zonder beïnvloeding van hiërarchie of persoonlijke relaties.

Nadelen van een anoniem MTO:

1. 1. Onvolledige informatie: Anonimiteit kan leiden tot het ontbreken van specifieke details, context of verduidelijkingen in de ontvangen feedback, waardoor het moeilijker kan zijn om passende oplossingen te vinden.
   2. Verminderde mogelijkheid tot follow-up: Omdat de identiteit van de respondenten onbekend is, kan het moeilijk zijn om vervolgvragen te stellen of aanvullende informatie te verkrijgen.
   3. Misbruik van anonimiteit: Soms kan anonimiteit misbruikt worden door medewerkers om ongepaste of schadelijke opmerkingen te maken zonder verantwoordelijkheid.

Wat zijn de nadelen van het uitvoeren van een anoniem MTO met gratis tools als Google Forms en Typeform?

Het waarborgen van anonimiteit in een Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) is essentieel voor het verkrijgen van eerlijke en open feedback van medewerkers. Hoewel tools zoals Google Forms handig kunnen zijn, kunnen ze uitdagingen met zich meebrengen bij het waarborgen van anonimiteit. Denk aan het traceren van respondenten, de perceptie van anonimiteit, enquêtebeheer en beperkte mogelijkheden voor data-analyse. Lees verder om meer inzicht te krijgen in deze uitdagingen en hoe je ze kunt overwinnen om een succesvol anoniem MTO uit te voeren.

1. 1. Traceren van respondenten: Google Forms registreert standaard informatie over de respondenten, zoals het e-mailadres. Hoewel je deze functie kunt uitschakelen, kunnen medewerkers zich hier niet altijd van bewust zijn en daardoor twijfelen aan de anonimiteit van hun antwoorden.
   2. Perceptie van anonimiteit: Zelfs als de technische maatregelen worden genomen om de anonimiteit te waarborgen, kan de perceptie van de medewerkers anders zijn. Ze kunnen bijvoorbeeld nog steeds het gevoel hebben dat hun antwoorden kunnen worden herleid naar hen, gewoon omdat de tool is gekoppeld aan hun werk-e-mailaccount of omdat ze de tool ook voor andere, niet-anonieme taken gebruiken.
   3. Enquête Beheer: Het kan lastig zijn om te controleren of medewerkers de enquête slechts eenmaal invullen met tools zoals Google Forms. Dit komt doordat, om anonimiteit te waarborgen, je het gebruik van unieke identificatiecodes of het inloggen met bedrijfsaccounts moet vermijden. Dit betekent echter dat er geen betrouwbare manier is om te voorkomen dat een medewerker de enquête meerdere keren invult, wat de betrouwbaarheid van de resultaten kan vertekenen.
   4. Beperkte mogelijkheden voor data-analyse: Wanneer enquêteresultaten anoniem worden verzameld met tools als Google Forms of Typeform, kan dit de mogelijkheden voor data-analyse beperken. Het wordt bijvoorbeeld moeilijk, zo niet onmogelijk, om de resultaten te bekijken op team- of functieniveau. Deze informatie kan cruciaal zijn om te begrijpen waar problemen zich voordoen binnen een organisatie.

Learned: Software voor een echt anoniem MTO survey

Learned biedt bedrijven software waarmee je gemakkelijk echte anonieme surveys kunt uitvoeren zonder in te leveren op geavanceerde analysemogelijkheden.