Voortgangsgesprek: betekenis, best practices en voorbeeldvragen

Het voortgangsgesprek, ook wel bekend als functioneringsgesprekken, prestatiebeoordelingen of evaluatiegesprekken, bieden leidinggevenden en medewerkers de kans om de voortgang van het werk te bespreken, doelen vast te stellen en feedback uit te wisselen. In deze blog zullen we de basisprincipes van voortgangsgesprekken bespreken en de best practices die nodig zijn voor een succesvolle uitvoering. Ga je toch liever gelijk aan de slag? Download dan hier een gratis template voor het voeren van effectieve functioneringsgesprekken. 

Wat is een voortgangsgesprek?

Een voortgangsgesprek is een gestructureerd en regelmatig gepland gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker om de prestaties, doelen, ontwikkeling en verwachtingen te bespreken. Het doel is om een open en constructieve dialoog te bevorderen die bijdraagt aan de groei en ontwikkeling van de medewerker en de organisatiedoelen ondersteunt. Hier zijn enkele kernpunten die een voortgangsgesprek kenmerken:

• • Regelmaat: Voortgangsgesprekken moeten periodiek plaatsvinden, meestal jaarlijks, halfjaarlijks of per kwartaal, afhankelijk van de organisatie en de behoeften van de medewerker.
  • Doelgericht: Het gesprek heeft duidelijke doelstellingen, zoals het evalueren van prestaties, het stellen van doelen, het identificeren van ontwikkelingsbehoeften en het bespreken van carrièrepad opties.
  • Tweerichtingsverkeer: Het gesprek moet een tweerichtingsverkeer zijn, waarbij zowel de leidinggevende als de medewerker de kans krijgen om hun standpunten en feedback te delen.

Waarom is een voortgangsgesprek belangrijk?

Voortgangsgesprekken dragen bij aan verschillende belangrijke aspecten van personeelsbeheer en organisatieontwikkeling:

• • Prestatieverbetering: Door de prestaties te evalueren en doelen te stellen, kunnen medewerkers worden aangemoedigd om hun prestaties te verbeteren en te groeien in hun functie.
  • Motivatie: Het aanmoedigen van een open dialoog en het erkennen van prestaties kan de motivatie van medewerkers vergroten.
  • Ontwikkeling: Deze gesprekken bieden de gelegenheid om ontwikkelingsbehoeften te identificeren, zoals training of begeleiding, om medewerkers te helpen hun vaardigheden en competenties te verbeteren.
  • Talentmanagement: Het stellen van langetermijndoelen en het bespreken van carrièremogelijkheden kan helpen bij het behouden van getalenteerde medewerkers en het ontwikkelen van leiders binnen de organisatie.

Best practices voor voortgangsgesprekken

1. Voorbereiding: Zowel de leidinggevende als de medewerker moeten zich voorbereiden op het gesprek. De leidinggevende moet de prestaties van de medewerker evalueren en relevante documentatie verzamelen. De medewerker moet nadenken over hun prestaties, doelen en eventuele zorgen of suggesties.
2. Een positieve en constructieve toon: Begin het gesprek met een positieve noot en benadruk het belang van samenwerking en groei. Wees eerlijk en respectvol bij het bespreken van zowel sterke punten als verbeterpunten.
3. SMART-doelen stellen: Stel specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen op. Dit helpt bij het creëren van duidelijkheid en het meten van de voortgang.
4. Feedback geven en ontvangen: Geef specifieke en opbouwende feedback. Gebruik voorbeelden om je punten te illustreren. Sta open voor feedback van de medewerker en bespreek hoe beide partijen kunnen bijdragen aan de groei en ontwikkeling.
5. Ontwikkelingsplannen: Identificeer ontwikkelingsbehoeften en bespreek hoe de organisatie de medewerker kan ondersteunen bij het verbeteren van vaardigheden en competenties. Dit kan onder meer training, mentoring of opleiding omvatten.
6. Documentatie: Zorg voor gedocumenteerde verslagen van het gesprek, inclusief de besproken doelen en actiepunten. Dit dient als referentie voor toekomstige gesprekken.
7. Opvolging: Plan opvolgingsgesprekken om de voortgang van de doelen te bespreken en ervoor te zorgen dat de ontwikkelingsplannen worden uitgevoerd.
8. Vertrouwelijkheid: Respecteer de vertrouwelijkheid van de gesprekken en zorg ervoor dat de besproken informatie alleen wordt gedeeld met relevante belanghebbenden.

Voorbeeldvragen voortgangsgesprek

Ga je aan de slag met het implementeren of het vernieuwen van je voortgangsgesprek, oftwel je functioneringsgesprek? Dan zal dit template met best practices, gespreksonderwerpen en meer dan 25 voorbeeldvragen. Download de GRATIS template hier. 

Voortgangsgesprekken voeren met behulp van Learned

Wil je ook aan de slag met het voeren van voortgangsgesprekken maar weet je nog niet precies hoe je het gesprek moet voorbereiden? Met het Learned-platform kun je direct aan de slag met de templates voor voortgangsgesprek. Deze zijn inmiddels al door meer dan 200 organisaties meerdere keren gebruikt om zo vele duizenden voortgangsgesprekken te voeren!

Met Learned krijg je realtime inzicht in je low- en high performers. Toelichting afbeelding: in het performance rapport zie je in één oogopslag hoe de prestatie van je medewerkers ontwikkeld over tijd. Zo zie je dat de prestatie van Lia al een jaar lang ondermaats is en dat Jurrien het erg goed doet. Gebruik de inzichten om actie te ondernemen voor low performers en waardering uit te spreken voor high performers. Wil je het zelf uitproberen? Probeer Learned dan nu 14 dagen gratis!