Webinar: “Ontwerp je nieuwe HR Cyclus” Reserveer je plek.

Template

Beoordelingsgesprek
(Nieuwe Stijl)

Learned-eguide-ontwerp-hr-cyclus-2000

Ga jij aan de slag met het implementeren of het vernieuwen van een beoordelingsgesprek voor je organisatie en ben je opzoek naar best practices bij het beoordelingsgesprek en een voorbeeldformulier van het beoordelingsgesprek? Lees dan verder.

We hebben deze blog en dit template gemaakt voor HR professionals die op zoek zijn naar goede manieren om hun managers te ondersteunen in het houden van kwalitatief goede beoordelingsgesprekken. Lees verder voor de best practices of download het PDF template en ga direct aan de slag.

Meer geïnteresseerd in hoe je met het Learned-platform je ideale beoordelingsgesprek organiseert in een fractie van de tijd? Bekijk dan de video demo.

Bevat:

N

+25 voorbeelden van vragen in het beoordelingsgesprek nieuwe stijl

N

3 belangrijkste gespreksonderwerpen die (bijna) altijd worden vergeten

N

Best practises over het evalueren op doelen, skills en competenties


    Download Template


    Met het aanvragen van het template ga je akkoord met onze Privacy Statement

    Wat is een beoordelingsgesprek

    Het beoordelingsgesprek is het laatste gesprek in een traditionele HR cyclus die veelal nog meer bestaat uit een plannings- en functioneringsgesprek. Hierbij worden aan het begin van het jaar doelen opgesteld, halverwege het jaar geëvalueerd in een functioneringsgesprek en aan het einde van het jaar beoordeeld.

    Traditioneel gezien is het beoordelingsgesprek eenrichtingsverkeer. Dit houdt in dat de manager ‘beoordeelt’ hoe de medewerker heeft gepresteerd. De beoordeling vindt veelal plaats op enerzijds de prestaties van de medewerker. Met andere woorden zijn of haar zakelijke resultaten. Anderzijds wordt er vaak eveneens beoordeeld op de ontwikkeling die de medewerker heeft laten zien. 

    De laatste jaren zijn er echter veel ontwikkelingen gaande rondom het beoordelingsgesprek.  Er werd geschreven dat het gesprek moet worden afgeschaft. Andere HR experts gaven juist aan dat het gesprek in een nieuw jasje gegoten zou moeten worden. In dit artikel gaan we verder in op de doelstellingen van het beoordelingsgesprek, de meest voorkomende uitdagingen en enkele best practices voor hoe je een modern beoordelingsgesprek kunt implementeren.

    Wat zijn de doelstellingen van het beoordelingsgesprek?

    Het primaire doel van het beoordelingsgesprek, of van ieder ander ontwikkeling- en evaluatiegesprek, is dat medewerkers zich positief moeten voelen over hun ontwikkeling, bekend zijn met de gebieden waarin zij verder kunnen ontwikkelen en over genoeg duidelijkheid te beschikken om te weten hoe zij optimaal bij kunnen dragen aan het succes van de organisatie en welke stappen zij moeten zetten om verder te groeien in hun carrière – mochten zij dat willen natuurlijk.

    Als tweede doel heeft het beoordelingsgesprek in de praktijk vaak om een eventuele salarisverhoging te onderbouwen. Sommige bedrijven werken met een direct gekoppeld systeem. Waarbij een bepaalde beoordeling een vooraf gedefinieerde salarisverhoging ten gevolge heeft. Andere organisaties laten dit los maar gebruiken de beoordeling wel als input om de salarisverhoging te bepalen. Meer hierover bij het hoofdstuk ‘uitdagingen’.

    Als derde doel heeft een beoordelingssystematiek het faciliteren van datagedreven HR beslissingen. Als beoordelingen slim worden ingericht kunnen deze gesprekken veel nuttige data bevatten die helpen om datagedreven beslissingen te nemen op het gebied van people strategy, L&D of bijvoorbeeld recruitment. Voorbeelden hiervan zijn het in kaart brengen van de competenties en skills van de verschillende medewerkers en/of teams – met als doel Learning en development te professionaliseren of de recruitment strategie optimaliseren. Daarnaast kan het personeelsbestand worden geanalyseerd op basis van een gezonde verhouding tussen steady performers en groeibriljanten met bijvoorbeeld een 9-grid.

    De meest voorkomende uitdagingen en praktische oplossingen

    In de afgelopen jaren stonden de kranten geregeld vol met teksten als: “Schaf het beoordelingsgesprek af”. Veel organisaties zien een beoordelingsgesprek als een moetje en van weinig toegevoegde waarde.

    Enkele onderzoeksresultaten:

    • 90% van de HR managers geeft aan dat het functionerings- en beoordelingsgesprek geen kwalitatieve informatie bevat.
    • 95% van de managers geeft aan niet tevreden te zijn met de jaarlijkse gesprekscyclus.

    Dankzij de lange lijst met uitdagingen kozen er in de afgelopen jaren diverse bedrijven voor om het gesprek helemaal af te schaffen. Veel van die bedrijven zijn daar inmiddels van teruggekomen. Waarom het afschaffen van het functioneringsgesprek een slecht idee is lees je in deze blog.<

    Een betere ontwikkeling is het kijken naar waarom het beoordelingsgesprek niet het beoogde resultaat: “het beter laten functioneren van medewerkers”, behaald en het gesprek vervolgens te vernieuwen. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende uitdagingen en praktische oplossingen.

    Medewerkers zien op tegen het beoordelingsgesprek en ervaren het als oneerlijk – Stap af van het eenrichtingsverkeer

    Traditioneel gezien is het beoordelingsgesprek eenrichtingsverkeer. Dit draagt voor grote mate bij aan de angst die medewerkers soms ervaren voor het gesprek en de lage betrokkenheid. We raden daarom organisaties aan om het gesprek uit te breiden met 360° feedback. Dit kan de mening van de medewerker zelf zijn, de mening van zijn of haar collega’s, maar ook bijvoorbeeld de mening van collega’s of klanten. Dit zorgt automatisch voor een rijker beeld van de prestatie van de medewerker.

    Het beoordelingsgesprek staat los van de praktijk – Werk met een gepersonaliseerd formulier

    Een uniform gesprekstemplate voor iedere medewerker zorgt ervoor dat medewerkers zich niet herkennen in de ontvangen feedback. Wij adviseren klanten daarom om templates uniek te maken per medewerker. Zo kunnen bijvoorbeeld competenties en skills worden geëvalueerd specifiek voor de functie van de medewerker. Een ander voorbeeld is om de specifieke doelen van de medewerker te gebruiken als input voor de evaluatie. Het gebruik van ondersteunende software is hier uiteraard bij benodigd.

    Het beoordelingsgesprek staat los van de praktijk – Werk met een gepersonaliseerd formulier

    Een beoordelingsgesprek is ook een uitstekend moment om de oorzaken van uitstekende of tegenvallende prestaties te onderzoeken. Door bijvoorbeeld vragen toe te voegen die meer ingaan om het geluk van de medewerker kunnen interessante inzichten worden verkregen.

    Start bijvoorbeeld door te vragen hoeveel dagen in de week de medewerker met plezier naar kantoor gaat. Het antwoord op deze vraag is in veel gevallen een goede indicator van de prestatie van de medewerker. Een ander interessant voorbeeld is het meten in hoeverre medewerkers hun talenten in kunnen zetten. Een studie van Gallup laat zien dat medewerkers die het eens zijn met de stelling: “Op mijn werk heb ik de kans om elke dag te doen waar ik goed in ben.” 44% waarschijnlijker zijn om hogere klantwaardering scores te behalen, 50% waarschijnlijker zijn een laag personeelsverloop te hebben en 38% waarschijnlijker zijn om productiever te zijn.

    Een andere mogelijkheid is om een evaluatie op basis van de competenties en skills uit het functieprofiel van de medewerker toe te voegen. Zodoende creëer je zowel op het niveau van medewerker als op organisatieniveau inzicht in de skill gap. Het verkrijgen van inzicht in de skill gap van je organisatie zal enkel belangrijker worden. Dit gezien 85% van de bedrijven verwacht binnen 5 jaar een tekort aan digitale skills te hebben (WEF 2020).

    Het beoordelingsgesprek wordt niet opgevolgd – Maak het beoordelingsgesprek toekomstgericht

    Een goed beoordelingsgesprek kenmerkt zich door naar de toekomst te kijken. Door eerst de voorgaande periode te evalueren en deze inzichten daarna te vertalen naar concrete doelen voor de komende periode voegt het gesprek waarde toe. Aan het verleden kan immers niets worden veranderd. Door concrete doelen vast te leggen in het beoordelingsformulier zorg je ervoor dat er iets is om op te volgen. Zorg er daarnaast voor dat je een proces inricht om op vaste momenten in gesprek te gaan over de opgestelde doelen. Het Learned platform kan je helpen door bijvoorbeeld automatisch iedere week of maand aan de medewerker te vragen zijn of haar doelstellingen te updaten.

    Managers vinden het moeilijk om een goed gesprek te voeren – Ondersteun managers bij het voeren van een goed gesprek

    Voor veel managers is het voeren van een constructief beoordelingsgesprek een uitdaging. In de praktijk zien we dat HR medewerkers een groot gedeelte van hun tijd kwijt zijn met het bijwonen van de beoordelingsgesprekken.

    Het loont daarom om managers te trainen in het voeren van beoordelingsgesprekken. Door hen enerzijds te trainen door een gesprek met een andere manager te oefenen en hen anderzijds te voorzien van een gestructureerd beoordeling template met hulpvragen kan je de kwaliteit van de gesprekken aanzienlijk verhogen. Met als gevolg dat HR minder vaak hoeft te ondersteunen bij deze gesprekken.

    Het beoordelingsgesprek kost te veel tijd – Digitaliseer het gesprek

    Dat het voeren van beoordelingsgesprekken tijd kost zal niemand verbazen. Echter dat er meer tijd kan zitten in de administratieve voorbereiding en afhandeling van het gesprek wel. Voorkom dat managers hun betrokkenheid verliezen doordat het gesprek te ingewikkeld gemaakt is. Met Learned reduceer je de benodigde tijd voor het gesprek met minimaal 20%. Alles digitaal en super eenvoudig.

    Het beoordelingsgesprek wordt ervaren als ‘zwaar’ – Verhoog de frequentie

    Eén van de meest populaire marktontwikkelingen is het verhogen van de frequentie van de ontwikkel- en evaluatiegesprekken. Steeds meer organisaties laten de traditionele cyclus met een plannings- functionerings- en beoordelingsgesprek los en stappen over op een ‘goed gesprek’ per kwartaal. In dit gesprek wordt zowel geëvalueerd als nieuwe doelen gepland. Hierdoor worden beoordelingsgesprekken ervaren als minder formeel en neemt de kwaliteit toe. Wil je hier meer over weten, download onze Eguide: Ontwerp een moderne HR cyclus.

    Het gesprek draait alleen maar om het salaris – Trek salaris los van beoordeling

    Naast bedrijven ervoor kiezen om hun cyclus te moderniseren en meer korte gesprekken te voeren, wordt er ook steeds vaker voor gekozen om een salarisverhoging los te trekken van de beoordeling en dit ook niet langer in het beoordelingsgesprek te bespreken. Dit maakt de weg vrij om het beoordelingsgesprek echt in te gaan op de prestatie en ontwikkeling van de medewerker. Eveneens geeft dit organisaties de mogelijkheid om salarisverhoging te koppelen aan het groeipotentieel van de medewerker en dus per se aan enkel de prestaties. Een medewerker in het begin van zijn of haar carrière maakt immers veelal een meer steile ontwikkelcurve door dan een medewerker aan het einde van de carrière. 

    Modern beoordelingsgesprek formulier

    Eén van de populaire methoden om de gesprekscyclus te vernieuwen is ‘Het Nieuwe Beoordelen’. Bij het nieuwe beoordelen zijn de manager en de medewerker doorlopend met elkaar in gesprek over doelen, ontwikkeling en carrière. Er wordt dus niet langer vastgehouden aan een plan-, functionerings- en beoordelingsgesprek. In plaats daarvan vindt er een continue dialoog plaats. Meer weten over het nieuwe beoordelen? Lees het in onze blog.

    Vanuit Learned adviseren wij onze klanten ook om te streven naar een continue dialoog. Door als manager doorlopend met je medewerkers in gesprek te gaan zien wij dat medewerkers beter weten hoe zij kunnen bijdragen aan de organisatie en actiever aan de slag gaan met hun ontwikkeling. Echter, is de stap van een traditionele gesprekscyclus naar een continue dialoog voor veel bedrijven in de praktijk te groot.

    Een eerste stap richting een continue dialoog kan zijn om het bestaande functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek te vernieuwen voor een gesprek in de nieuwe stijl. De bestaande gesprekscyclus kan zo in stand worden gelaten en er kan eerst worden gefocust op het verbeteren van de bestaande contactmomenten.

    Wil je direct aan de slag met het maken van een modern formulier voor het beoordelingsgesprek? Download dan het beoordelingsgesprek template. In dit template hebben we +15 vragen toegevoegd voor een goed beoordelingsgesprek.

    Wil je nou meer informatie over het vernieuwen van je gesprekscyclus, Het Nieuwe Beoordelen en Het Goede Gesprek. Download dan de Eguide: “Ontwerp een moderne gesprekscyclus”. In deze Eguide bieden we je 7 stappen om tot een moderne HR cyclus te komen voor jouw organisatie.

    Eguide

    Ontwerp een moderne gesprekscyclus

    Op zoek naar inspiratie over het vernieuwen van je HR-cyclus of meer informatie over Het Nieuwe Beoordelen? Het staat allemaal in de Eguide, inclusief best practices van andere organisaties. Download hem hier.

    Learned-eguide-ontwerp-hr-cyclus-2000
    Learned-Eguide-Ontwerp-HR-Gesprekscyclus

    Ieder type gesprek. Eenvoudiger. Effectiever.

    Gebruik Learned om in minder tijd betere ontwikkel- en evaluatiegesprekken te faciliteren!

    Video Demo Plan Demo

    360° Feedback & Gesprekken
    Organiseer gespreksrondes
    Skills & Competenties
    Maak ontwikkeling concreet
    Carriere & Ambities
    Maak carrièrepaden inzichtelijk
    Analytics & Reporting
    Maak data gedreven beslissingen
    Templates
    Maak krachtige templates
    Learned integraties
    Doelen & OKRs
    Align je team
    Learned integraties
    1:1 Gesprekken
    Voer productieve 1:1’s
    Learned integraties
    Integraties
    Voorkom dubbel werk

    Ieder type gesprek. Eenvoudiger. Effectiever.

    Gebruik Learned om in minder tijd betere ontwikkel- en evaluatiegesprekken te faciliteren!

    Video Demo Plan Demo

    Eguides
    Blijf jezelf ontwikkelen
    Learned webinar
    Webinar
    Ontwerp een moderne HR cyclus
    Templates
    Download gesprekstemplates
    Klantcases
    Leer van onze klanten
    Blog
    Blijf up-to-date
    ROI Calculator
    Bereken je rendement
    About us
    Lees over onze visie