In deze blog hebben we het belang van een functieomschrijving belicht, een overzicht gegeven van de belangrijkste elementen in een functieomschrijving, en het verschil tussen een functieomschrijving en een functieprofiel uitgelegd. Om succesvolle functieomschrijvingen te maken, is het van cruciaal belang om duidelijke en beknopte taal te gebruiken, de vereiste vaardigheden en kwalificaties te specificeren en rekening te houden met inclusiviteit en diversiteit. Met deze best practices kun je functieomschrijvingen creëren die niet alleen helpen bij het aantrekken van geschikte kandidaten, maar ook bijdragen aan een effectief wervings- en selectieproces binnen jouw organisatie. Benieuwd naar meer informatie en HR trends? Bekijk dan onze webinar ‘de nieuwste trends op het gebied van MTO’s’
Wat is een functieomschrijving?
Een functieomschrijving is een beknopt document dat de taken, verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden van een specifieke baan binnen een organisatie beschrijft. Het doel ervan is om duidelijkheid te verschaffen over wat er van een werknemer wordt verwacht en om richting te geven aan hun prestaties. Een effectieve functieomschrijving biedt inzicht in de rol van de werknemer, helpt bij werving en selectie, ondersteunt bij prestatiebeoordelingen en bevordert een beter begrip van het functieniveau en de loopbaanontwikkeling binnen het bedrijf.
Hoe is een functieomschrijving opgebouwd?
Een functieomschrijving is doorgaans opgebouwd uit verschillende onderdelen die samen een compleet beeld geven van de functie. Hoewel de specifieke indeling kan variëren afhankelijk van de organisatie, omvat een typische functieomschrijving meestal de volgende elementen:
- Functietitel: De naam van de functie, zoals “HR Manager” of “Software Engineer”.
- Functieomschrijving: Een beknopte inleiding die de essentie van de functie samenvat.
- Taken en verantwoordelijkheden: Een opsomming van de dagelijkse taken, projecten en verantwoordelijkheden die bij de functie horen.
- Vereiste vaardigheden: Een lijst van de competenties, kwalificaties en ervaring die nodig zijn om de functie succesvol uit te voeren.
- Rapportagestructuur: Informatie over wie de werknemer rapporteert en wie aan hen rapporteert.
- Werkomgeving: Een beschrijving van de werkomstandigheden, zoals werkuren, fysieke eisen en eventuele speciale omstandigheden.
- Doorgroeimogelijkheden: Eventuele mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en groei binnen de organisatie.
- Salaris- en arbeidsvoorwaarden: Optioneel kan ook een indicatie van het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden worden vermeld.
Wat is het verschil van een functieomschrijving met een functieprofiel?
We hebben net kort gesproken over de opzet van een functieomschrijving. Wij zien alleen in de praktijk dat de term ‘functieomschrijving’ en ‘functieprofiel’ vaak door elkaar wordt gehaald. Maar wat is nou precies het verschil?
Een functieomschrijving is een document dat de taken, verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden van een specifieke baan binnen een organisatie beschrijft. Het geeft inzicht in de dagelijkse taken van de werknemer, zijn/haar rol in de organisatie en de verwachtingen ten aanzien van prestaties. Een functieomschrijving wordt vaak gebruikt bij werving, prestatiebeoordelingen en loopbaanontwikkeling.
Een functieprofiel is breder en omvat niet alleen de specifieke functie, maar ook de competenties en persoonlijke eigenschappen die nodig zijn om de functie succesvol uit te voeren. Het beschrijft de kwalificaties, ervaring, vaardigheden en gedragskenmerken die een ideale kandidaat zou moeten hebben. Een functieprofiel wordt gebruikt als basis voor het selectieproces, omdat het helpt bij het beoordelen van kandidaten en het vinden van de beste match voor de functie.
Kort samengevat: een functieomschrijving richt zich op de taken en verantwoordelijkheden van de functie, terwijl een functieprofiel een bredere beschrijving geeft van de vereisten en persoonlijke eigenschappen die nodig zijn voor succes in die functie.
Met Learned maak je verwachtingen en evaluaties transparant. Met behulp van AI stel je eenvoudig marktconforme functieprofielen op met doelstellingen, competenties en vaardigheden.
Toelichting: In dit voorbeeld zie je het functieprofiel voor een HR manager. Dit profiel en nog ruim 4000 andere profielen zijn gratis beschikbaar in Learned. Je ziet hoe het succes van deze functie kan worden gemeten en welk gedrag voor welke competenties en skills benodigd is.
Wat zijn de best practices voor het opstellen?
Wil je ook aan de slag met het opstellen van passende functieomschrijvingen voor jouw organisatie? Vergeet dan niet om rekening te houden met deze best practices.
1. Duidelijke en beknopte taal
Zorg ervoor dat de functieomschrijving helder en begrijpelijk is. Gebruik duidelijke taal en vermijd jargon of overbodig technisch jargon. Houd de beschrijving beknopt, maar zorg ervoor dat alle essentiële taken en verantwoordelijkheden worden genoemd.
2. Specificeer vereiste vaardigheden en kwalificaties
Vermeld duidelijk de vereiste vaardigheden, opleidingsniveaus en werkervaring die nodig zijn om de functie succesvol uit te voeren. Dit helpt potentiële kandidaten te begrijpen of ze geschikt zijn voor de functie en stelt de organisatie in staat om gerichter te werven.
3. Inclusiviteit en diversiteit
Streef naar een functieomschrijving die inclusief is en diversiteit bevordert. Vermijd het opnemen van onnodige criteria die bepaalde groepen kandidaten kunnen uitsluiten. Focus in plaats daarvan op de essentiële functievereisten en het potentieel voor groei en ontwikkeling binnen de rol.
Bespaar tijd met geautomatiseerde functieomschrijvingen in Learned
Met het Learned-platform hoef je niet opnieuw het wiel uit te vinden om zelf al je functieomschrijvingen op te stellen. Met de kracht van AI kun je in het Learned-platform automatisch functieomschrijvingen ophalen voor jouw belangrijkste functies. Getest en gevalideerd op basis van soortgelijke bedrijven in jouw sector. Probeer Learned nu 14 dagen gratis!
