Bewaartermijn personeelsdossiers: wat jij erover moet weten

In de wereld van Human Resources (HR) zijn personeelsdossiers van onschatbare waarde. Ze bevatten cruciale informatie over medewerkers, variërend van contracten en salarissen tot beoordelingen en trainingsgeschiedenis. Maar hoe lang moeten deze dossiers eigenlijk worden bewaard? In dit blog duiken we in de bewaartermijn van personeelsdossiers, rekening houdend met de voorschriften van de overheid en de geldende wetgeving. We geven inzicht in wat je moet weten. 

Breng je HR-cyclus naar een hoger niveau! Met onze gratis e-guide kun je zelf een moderne HR-cyclus ontwerpen. Download hem hier en ga gelijk aan de slag!

Wat zijn personeelsdossiers?

Personeelsdossiers zijn gestructureerde archieven die alle relevante documentatie en informatie over een medewerker bevatten gedurende hun dienstverband bij een organisatie. Dit omvat onder andere:

• Persoonlijke gegevens, zoals naam, contactgegevens en burgerlijke staat.
• Arbeidscontracten en aanvullende overeenkomsten.
• Loongegevens en salarisadministratie.
• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
• Documentatie van opleidingen en trainingen.
• Correspondentie met betrekking tot het dienstverband.
• Eventuele disciplinaire verslagen of waarschuwingen.
• Gegevens met betrekking tot verlof, ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid.

Waarom is de bewaartermijn belangrijk?

Het naleven van de juiste bewaartermijn is van groot belang om verschillende redenen:

1. Juridische naleving: het voorkomt juridische problemen en sancties die kunnen ontstaan als gegevens te vroeg worden vernietigd.
2. Bescherming van medewerkers: het waarborgt de bescherming van de rechten van medewerkers en biedt hen toegang tot hun gegevens indien nodig.
3. Bedrijfsgeschiedenis: het behoud van historische gegevens kan waardevol zijn voor het analyseren van trends, het evalueren van beleid en het plannen voor de toekomst.
4. Beveiliging: het zorgt voor de juiste beveiliging en opslag van vertrouwelijke informatie om gegevenslekken en inbreuken te voorkomen.

Het beheer van personeelsdossiers

Effectief beheer van personeelsdossiers is cruciaal om te voldoen aan bewaartermijnen en privacy vereisten. Dit omvat:

• Digitalisering: overweeg het digitaliseren van papieren documenten om ze veilig en gemakkelijk toegankelijk te maken.
• Beveiliging: zorg voor strikte beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang tot dossiers te voorkomen.
• Toegangscontrole: beperk de toegang tot personeelsdossiers tot geautoriseerd personeel.
• Bewaarbeleid: implementeer een gedetailleerd bewaarbeleid dat de juiste bewaartermijnen en procedures vastlegt.
• Vernietiging: zorg voor een veilige vernietiging van dossiers die niet langer nodig zijn na het verstrijken van de bewaartermijn.

Kortom, het correct beheren en bewaren van personeelsdossiers is van cruciaal belang om te voldoen aan wettelijke vereisten, de privacy van medewerkers te beschermen en waardevolle gegevens te behouden voor de organisatie. Het is een aspect van HR dat zorgvuldige aandacht en naleving vereist.

Bewaartermijn personeelsdossiers

In Nederland gelden specifieke bewaartermijnen voor personeelsdossiers, die variëren afhankelijk van het type informatie binnen het dossier. Hier zijn enkele richtlijnen voor de bewaartermijnen van personeelsdossiers in Nederland:

• Persoonlijke gegevens: Over het algemeen bewaar je deze gedurende de duur van het dienstverband en tot twee jaar na het einde ervan.
• Arbeidscontracten en aanvullende overeenkomsten: Je dient deze gedurende zeven jaar na het einde van het dienstverband te bewaren.
• Loongegevens en salarisadministratie: Houd deze zeven jaar lang bij.
• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken: Je kunt deze doorgaans tot twee jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
• Documentatie van opleidingen en trainingen: Over het algemeen kun je deze tot twee jaar na het einde van het dienstverband behouden.
• Correspondentie met betrekking tot het dienstverband: Bewaar deze gedurende twee jaar na het einde van het dienstverband.
• Eventuele disciplinaire verslagen of waarschuwingen: Doorgaans kunnen deze tot twee jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard.
• Gegevens met betrekking tot verlof, ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid: Deze dien je gedurende twee jaar na het einde van het dienstverband te bewaren.

Het is belangrijk om deze bewaartermijnen strikt te volgen om te voldoen aan de wettelijke vereisten in Nederland. Het niet naleven van deze termijnen kan leiden tot juridische problemen en sancties. Zorg ervoor dat je een gedetailleerd bewaarbeleid implementeert en personeelsdossiers veilig en beveiligd beheert gedurende de gehele bewaarperiode om de privacy van medewerkers te beschermen en wettelijke naleving te waarborgen.

Learned biedt geavanceerde HR-software die jou helpen bij het effectief beheren van je personeelsdossiers

Met onze intuïtieve tools kunnen HR-teams moeiteloos digitale personeelsdossiers creëren, beheren en bewaren, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast stelt Learned organisaties in staat om de toegangscontrole tot deze dossiers te beheren, wat zorgt voor de veiligheid en privacy van gevoelige medewerkersgegevens. Het resultaat is een gestroomlijnde en veilige manier om waardevolle personeelsinformatie te beheren en te bewaren. Probeer Learned nu 14 dagen gratis uit!