Ontdek alles over Human Resource Information Systems (HRIS) in deze blog. Wat is een HRIS en waarom heb je het nodig? HRIS, ook bekend als Human Resource Information Software, is een krachtige softwaretoepassing waarmee HR-professionals diverse HR-processen en -taken kunnen beheren en automatiseren. Van personeelsinformatie en werving tot salarisadministratie en meer, een HRIS biedt een geïntegreerde database voor datagestuurde beslissingen. Ontdek de betekenis van HRIS, de voordelen van een HRIS, hoe Learned zich onderscheidt als een Talent Management-oplossing en hoe je met succes een HRIS implementeert om jouw HR-processen efficiënter en effectiever te maken.

Waar staat HRIS voor?

HRIS staat voor Human Resource Information System (of Human Resource Information Software). Het is een softwaretoepassing of systeem dat wordt gebruikt door human resources (HR) professionals om verschillende HR-processen en -taken te beheren en te automatiseren. Een HRIS wordt gebruikt voor het beheren van personeelsinformatie, werving en selectie, onboarding, salarisadministratie, en andere HR-gerelateerde functies. Het biedt een centrale en geïntegreerde database waarin alle relevante HR-gegevens van medewerkers worden opgeslagen, wat helpt bij het stroomlijnen van HR-processen en het nemen van datagestuurde beslissingen.

Wat zijn de voordelen van een HRIS?

Een HRIS (Human Resource Information System) biedt talrijke voordelen voor een organisatie en de HR-afdeling. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn:

1. Centralisatie van gegevens: Een HRIS integreert alle HR-gerelateerde gegevens in één centrale database. Hierdoor kunnen medewerkersinformatie, prestatiegegevens, salarisgegevens en andere HR-gerelateerde gegevens gemakkelijk worden beheerd en geraadpleegd.

2. Efficiëntie en automatisering: HRIS automatiseert repetitieve HR-taken, zoals werving en selectie, onboarding, salarisadministratie, en prestatiebeoordelingen. Dit vermindert handmatig werk en verbetert de efficiëntie van de HR-processen.

3. Self-service functionaliteit: Een HRIS kan self-service functionaliteit bieden aan werknemers, waardoor ze hun persoonlijke gegevens kunnen bijwerken, vakantiedagen kunnen aanvragen en toegang hebben tot HR-informatie zonder tussenkomst van HR-medewerkers.

4. Rapportage en analyse: Door de gegevens in het HRIS kunnen HR-professionals gemakkelijk rapporten en analyses genereren. Dit helpt bij het nemen van datagestuurde beslissingen, het identificeren van trends en het evalueren van de effectiviteit van HR-initiatieven.

5. Compliance en beveiliging: Een HRIS kan helpen bij het naleven van de regelgeving op het gebied van arbeidswetgeving en privacy. Het biedt een veilige omgeving voor het opslaan en beheren van gevoelige HR-gegevens.

6. Verbeterde communicatie: Een HRIS kan de communicatie tussen HR en medewerkers verbeteren, evenals de communicatie tussen teams en afdelingen binnen de organisatie.

7. Talentmanagement: HRIS helpt bij het identificeren, ontwikkelen en behouden van talent binnen de organisatie door middel van functieplanning, successieplanning en loopbaanontwikkeling.

8. Kostenbesparing: Hoewel de implementatiekosten aanvankelijk hoog kunnen zijn, kan een goed geïmplementeerd HRIS uiteindelijk kosten besparen door de efficiëntie van HR-processen en het verminderen van administratieve lasten.

Kortom, een HRIS biedt geavanceerde functionaliteit en tools die de HR-afdeling kunnen helpen om productiever, strategischer en effectiever te zijn bij het beheren van menselijke hulpbronnen binnen de organisatie.

Is Learned een HRIS systeem?

Nee, Learned is geen HRIS systeem. Learned is een Talent management oplossing. Learned werkt wel samen en integreren met de bekende HRIS systemen in de markt. Zo maken we het eenvoudig voor bedrijven om te starten met prestatiemanagement en bijvoorbeeld het opzetten van engagement surveys. Koppel Learned met je HRIS en je medewerkers worden automatisch ingeladen in Learned. 

Hoe implementeer je een HRIS?

Het implementeren van een HRIS (Human Resource Information System) is een proces dat zorgvuldige planning, betrokkenheid van belanghebbenden en tijdige uitvoering vereist. Hier zijn de stappen die je kunt volgen om een HRIS succesvol te implementeren in je organisatie:

Stap 1: Behoeftenanalyse

– Evalueer de behoeften van je organisatie en HR-afdeling. Identificeer de specifieke HR-processen die kunnen worden verbeterd of geautomatiseerd met behulp van een HRIS.

– Betrek belangrijke stakeholders, zoals HR-medewerkers, IT-personeel en leidinggevenden, om een volledig beeld te krijgen van de eisen en verwachtingen.

Stap 2: Selectie van het juiste HRIS

– Onderzoek verschillende HRIS-opties op de markt en vergelijk ze op basis van functionaliteit, schaalbaarheid, gebruiksgemak, prijs en klantondersteuning.

– Kies een HRIS dat het beste past bij de behoeften en grootte van je organisatie.

Stap 3: Planning en voorbereiding

– Stel een projectteam samen dat verantwoordelijk is voor de implementatie van het HRIS. Zorg ervoor dat dit team bestaat uit vertegenwoordigers van HR, IT en andere relevante afdelingen.

– Maak een gedetailleerd implementatieplan met duidelijke doelen, mijlpalen en deadlines. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van het plan en hun rollen in het proces.

Stap 4: Data voorbereiding en migratie

– Zorg ervoor dat de bestaande HR-gegevens grondig worden gecontroleerd en schoongemaakt voordat ze worden gemigreerd naar het nieuwe HRIS.

– Werk samen met de HRIS-provider om de gegevens succesvol over te zetten naar het nieuwe systeem.

Stap 5: Training en testen

– Train de HR-medewerkers en andere gebruikers van het HRIS om ervoor te zorgen dat ze vertrouwd zijn met het nieuwe systeem en de functionaliteiten ervan.

– Voer uitgebreide tests uit om te verifiëren of het HRIS correct functioneert en aan de behoeften van de organisatie voldoet.

Stap 6: Implementatie en integratie

– Voer de HRIS-implementatie stapsgewijs uit volgens het opgestelde implementatieplan.

– Zorg voor een naadloze integratie van het HRIS met andere relevante systemen binnen de organisatie, zoals salarisadministratie en personeelsbeheer.

Stap 7: Monitoring en evaluatie

– Blijf de prestaties van het HRIS volgen na de implementatie. Verzamel feedback van gebruikers en identificeer eventuele problemen of verbeterpunten.

– Pas het HRIS indien nodig aan om tegemoet te komen aan veranderende behoeften of om de efficiëntie te verbeteren.

Stap 8: Ondersteuning en training na implementatie

– Zorg voor continue ondersteuning en training van medewerkers na de implementatie om ervoor te zorgen dat ze het HRIS effectief kunnen gebruiken.

– Blijf openstaan voor feedback en suggesties van gebruikers om het HRIS voortdurend te verbeteren.

Door deze stappen zorgvuldig te volgen en voldoende tijd en middelen te investeren, kun je een HRIS succesvol implementeren in je organisatie, wat kan leiden tot efficiëntere HR-processen en een verbeterde werknemerservaring.