De vlootschouw komt steeds vaker voor als een waardevolle praktijk om HR processen te optimaliseren en draagt bij aan strategische personeelsplanning. In dit blog gaan we dieper in op wat een vlootschouw precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is. Liever gelijk aan de slag met het herkennen van je low en high performers. Download dan onze gratis e-guide ‘Breng low en high performers in kaart met objectieve evaluaties’.

Wat is een HR vlootschouw?

De term “vlootschouw” vindt zijn oorsprong in een traditie waarbij een vloot schepen gepresenteerd en geïnspecteerd wordt. Historisch gezien werd een vlootschouw gehouden om de zeewaardigheid en de gereedheid van de schepen te tonen, vaak in aanwezigheid van hoge officieren, adel, of zelfs de monarch. Het was een manier om de macht en pracht van de vloot te demonstreren, alsook een kans om de organisatie en efficiëntie van de marine te beoordelen.

In de context van human resources (HR) is de term “vlootschouw” overgenomen om een soortgelijk proces te beschrijven, maar dan gericht op het personeelsbestand van een organisatie. Bij een HR-vlootschouw wordt het personeel “gepresenteerd” door middel van beoordelingen, evaluaties en analyses, met als doel inzicht te krijgen in de huidige capaciteiten, prestaties, en potentieel voor ontwikkeling binnen het bedrijf. Het helpt managers en HR-professionals om te bepalen wie de sleutelspelers zijn, wie extra ondersteuning of training nodig heeft, en hoe talent het beste kan worden ingezet om de doelstellingen van de organisatie te ondersteunen.

Net zoals de traditionele vlootschouw een gelegenheid was om de staat van de vloot te beoordelen en toekomstige strategieën te plannen, biedt de HR-vlootschouw een systematische aanpak om het menselijk kapitaal binnen een organisatie te evalueren en te plannen voor toekomstige behoeften, zoals promoties, opvolgingsplanning, en professionele ontwikkeling. Het omvat niet alleen het beoordelen van individuele prestaties, maar ook het analyseren van de algehele effectiviteit van Human Resources binnen je organisatie. Het doel is om inzicht te verkrijgen in de huidige staat van het personeelsbestand, knelpunten te identificeren en strategieën te ontwikkelen om de prestaties en betrokkenheid van medewerkers te verbeteren.

Hoe maak je een vlootschouw?

Het organiseren van een HR-vlootschouw vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Hier is een stapsgewijze handleiding om een effectieve HR-vlootschouw te maken:

Stap 1: Voorbereiding

• Doelstellingen Definiëren: Bepaal wat u wilt bereiken met de vlootschouw. Dit kan variëren van het identificeren van high potentials en opvolgingsplanning tot het beoordelen van de huidige prestaties en competenties.
• Criteria Vaststellen: Stel duidelijke criteria en beoordelingsnormen vast voor het evalueren van medewerkers. Dit kan betrekking hebben op prestaties, competenties, potentieel, en andere relevante factoren.
• Relevante Gegevens Verzamelen: Verzamel alle relevante informatie over medewerkers, zoals prestatiebeoordelingen, feedback van managers, opleidingsgeschiedenis, en carrièreambities.

Stap 2: Uitvoering

• Beoordelingsbijeenkomsten Organiseren: Plan bijeenkomsten met teamleiders en HR-professionals om de verzamelde gegevens te bespreken. Dit zijn de momenten waarop medewerkers worden “gepresenteerd” en geëvalueerd.
• Medewerkers Evalueren: Gebruik de vastgestelde criteria om elke medewerker te beoordelen. Dit kan met behulp van een matrix zijn waarbij je medewerkers indeelt op basis van hun prestaties en potentieel.
• Ontwikkelingsbehoeften Identificeren: Identificeer voor elke medewerker specifieke ontwikkelingsbehoeften of actiepunten. Dit kan variëren van aanvullende training tot nieuwe uitdagingen of projecten.

3. Actieplan Ontwikkelen

• Strategische Beslissingen Nemen: Op basis van de evaluaties, beslis over promoties, opvolging, ontwikkelingsplannen, en eventuele personeelswijzigingen.
• Persoonlijke Ontwikkelingsplannen (POP) Opstellen: Voor medewerkers met geïdentificeerde ontwikkelingsbehoeften, stel een POP op dat aansluit bij hun carrièreambities en de behoeften van de organisatie.
• Feedback en Coaching: Zorg voor constructieve feedback aan elke medewerker en bied ondersteuning door coaching of mentoring.

4. Opvolging en Monitoring

• • Implementeer de Actieplannen: Zet de ontwikkelingsplannen en strategische beslissingen in werking.
  • Monitor de Voortgang: Houd de voortgang van individuele ontwikkelingsplannen en de impact op de organisatie als geheel in de gaten.
  • Evalueer en Pas Aan: Evalueer regelmatig de effectiviteit van de vlootschouw en pas het proces aan waar nodig om de doelstellingen beter te ondersteunen.

Een succesvolle HR-vlootschouw vereist een open en eerlijke communicatiecultuur, een sterke betrokkenheid van het management, en een duidelijke focus op de ontwikkeling en groei van medewerkers. Door deze stappen te volgen, kunt u een effectieve vlootschouw uitvoeren die de organisatie helpt haar talent optimaal te benutten en strategische HR-doelstellingen te bereiken.

Resultaat vlootschouw

Een HR-vlootschouw helpt bij het identificeren van talent binnen de organisatie. Het stelt HR-professionals in staat om high-potential medewerkers te herkennen en ontwikkelingsplannen op te stellen om hun groei te bevorderen.

1. Talentbeheer

Een HR-vlootschouw helpt bij het identificeren van talent binnen de organisatie. Het stelt HR-professionals in staat om high-potential medewerkers te herkennen en ontwikkelingsplannen op te stellen om hun groei te bevorderen.

2. Prestatiebeoordeling

Het biedt een gestructureerde manier om de prestaties van individuele medewerkers en teams te beoordelen. Dit kan leiden tot een eerlijke en rechtvaardige beoordeling en beloning van medewerkers.

3. Successieplanning

Door potentiële opvolgers te identificeren voor cruciale posities binnen de organisatie, kan een HR-vlootschouw bijdragen aan de continuïteit van leiderschap en het voorkomen van personeelstekorten.

4. Betrokkenheid en tevredenheid

Het geeft inzicht in de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Dit stelt organisaties in staat om te werken aan het creëren van een positieve werkomgeving en het behouden van talent.

5. Strategische planning

Een HR-vlootschouw helpt bij het ontwikkelen van strategische HR-doelstellingen en -plannen die zijn afgestemd op de overkoepelende bedrijfsstrategie.

Stappen van een vlootschouw

Een vlootschouw is een dynamisch proces dat regelmatig moet worden herhaald om veranderingen in de organisatie en de markt bij te houden. Het stelt organisaties in staat om hun menselijk kapitaal effectief te beheren en te laten gedijen, wat essentieel is voor langetermijnsucces. Door te investeren in de ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers, kunnen organisaties zich aanpassen aan veranderende uitdagingen en blijven groeien. Het proces van een vlootschouw omvat doorgaans de volgende stappen:

Stap 1: Data verzamelen

Verzamel gegevens over alle aspecten van het personeelsbestand, inclusief prestatiebeoordelingen, trainingsbehoeften, tevredenheidsenquêtes en demografische gegevens.

Stap 2: Analyse en evaluatie

Beoordeel de verzamelde gegevens om sterke punten en zwakke punten te identificeren en trends te herkennen.

Stap 3: Talentidentificatie

Identificeer high-potential medewerkers en kritische posities binnen de organisatie.

Stap 4: Ontwikkelingsplannen

Ontwikkel individuele ontwikkelingsplannen voor medewerkers om hun vaardigheden en prestaties te verbeteren.

Stap 5: Implementatie en follow-up

Breng de strategieën en plannen in de praktijk en houd de voortgang in de gaten.

Vergemakkelijk de vlootschouw

De manier om deze vlootschouw te vergemakkelijken is door onze e-guide te downloaden. Deze GRATIS e-guide helpt je inzicht te krijgen in de betrokkenheid en prestaties van je medewerkers. We bieden een innovatieve oplossing om de low en high performers binnen je organisatie te vinden en te behouden.

De 9-Grid en de Vlootschouw

Binnen de context van talentmanagement worden de 9-Grid en de vlootschouw vaak samen gebruikt. De 9-Grid biedt een gestructureerde manier om individuele prestaties en potentieel te beoordelen, terwijl de vlootschouw een breder overzicht geeft van het volledige personeelsbestand en de HR-strategie van de organisatie.

In de praktijk wordt de 9-Grid vaak gebruikt als een tool tijdens vlootschouwvergaderingen. Leiders van de organisatie komen samen en gebruiken de 9-Grid om individuele medewerkers te beoordelen en te kalibreren. Dit helpt bij het identificeren van high-potential medewerkers en kritische posities binnen de organisatie. Het stelt leiders in staat om gezamenlijk beslissingen te nemen over wie klaar is voor grotere verantwoordelijkheid en wie extra ondersteuning nodig heeft.

Met Learned maak je evaluaties eerlijker. Baseer de eindbeoordeling niet op het onderbuikgevoel van de manager. Maak evaluaties eerlijker door evaluaties eenvoudig te kalibreren met Learned. Toelichting afbeelding: Met het 9-grid model in Learned kunnen eenvoudig evaluaties van verschillende managers worden vergeleken en worden gekalibreerd.

De vlootschouw implementeren in je organisatie met Learned

Learned biedt hulpmiddelen om talentmanagement binnen jouw organisatie te ondersteunen. Met onze platform kun je eenvoudig talent identificeren middels oplossingen zoals een 9-grid grafiek en kalibratie van evaluaties. Dit vergemakkelijkt de vlootschouw aanzienlijk en zorgt voor een eerlijk en objectief overzicht over de performance van het personeel binnen je organisatie.