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Human Resource Information Systems (HRIS), was sind sie und warum brauchen Sie sie?

Erfahren Sie in diesem Blog alles über Human Resource Information Systems (HRIS). Was ist ein HRIS und warum brauchen Sie es? HRIS, auch bekannt als Human Resource Information Software, ist eine leistungsstarke Softwareanwendung, die es Personalverantwortlichen ermöglicht, verschiedene HR-Prozesse und Aufgaben zu verwalten und zu automatisieren. Ein HRIS bietet eine integrierte Datenbank für datengestützte Entscheidungen, von der Personalinformation über die Personalbeschaffung bis hin zur Gehaltsabrechnung und mehr. Erfahren Sie, was HRIS bedeutet, welche Vorteile ein HRIS bietet, wie sich Learned als Talentmanagement-Lösung unterscheidet und wie Sie ein HRIS erfolgreich implementieren, um Ihre Personalprozesse effizienter und effektiver zu gestalten.

 

Was bedeutet HRIS?

HRIS steht für Human Resource Information Systems (oder Human Resource Information Software). Es handelt sich um eine Softwareanwendung oder ein System, das von Fachleuten des Personalwesens (HR) zur Verwaltung und Automatisierung verschiedener HR-Prozesse und -Aufgaben verwendet wird. Ein HRIS dient der Verwaltung von Personalinformationen, der Rekrutierung und Auswahl, dem Onboarding, der Gehaltsabrechnung und anderen personalbezogenen Funktionen. Sie bietet eine zentrale und integrierte Datenbank, in der alle relevanten Personaldaten der Mitarbeiter gespeichert sind, und hilft so, Personalprozesse zu rationalisieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

 

Was sind die Vorteile eines HRIS?

Ein HRIS (Human Resource Information Systems) bietet zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen und die Personalabteilung. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

1. Zentralisierung der Daten: Ein HRIS integriert alle personalbezogenen Daten in einer zentralen Datenbank. Dies erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf Mitarbeiterinformationen, Leistungsdaten, Gehaltsdaten und andere personalbezogene Daten.

2. Effizienz und Automatisierung: HRIS automatisiert sich wiederholende HR-Aufgaben, wie z. B. Einstellung und Auswahl, Onboarding, Gehaltsabrechnung und Leistungsbeurteilung. Dies verringert die manuelle Arbeit und verbessert die Effizienz der HR-Prozesse.

3. Selbstbedienungsfunktionen: Ein HRIS kann den Mitarbeitern Selbstbedienungsfunktionen bieten, die es ihnen ermöglichen, ihre persönlichen Daten zu aktualisieren, Urlaub zu beantragen und auf HR-Informationen zuzugreifen, ohne dass die Mitarbeiter der Personalabteilung eingreifen müssen.

4. Berichte und Analysen: Die Daten im HRIS ermöglichen es den Personalverantwortlichen, problemlos Berichte und Analysen zu erstellen. Dies hilft dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen, Trends zu erkennen und die Wirksamkeit von HR-Initiativen zu bewerten.

5. Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Ein HRIS kann dazu beitragen, die Einhaltung von Arbeitsrecht und Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. Sie bietet eine sichere Umgebung für die Speicherung und Verwaltung sensibler Personaldaten.

6. Verbesserte Kommunikation: Ein HRIS kann die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern sowie die Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen innerhalb des Unternehmens verbessern.

7. Talentmanagement: HRIS hilft bei der Ermittlung, Entwicklung und Bindung von Talenten innerhalb der Organisation durch Stellenplanung, Nachfolgeplanung und Karriereentwicklung.

8. Kosteneinsparungen: Obwohl die Implementierungskosten anfangs hoch sein können, kann ein ordnungsgemäß implementiertes HRIS letztendlich Kosten sparen, indem es die Effizienz der HR-Prozesse erhöht und den Verwaltungsaufwand verringert.

Kurz gesagt, ein HRIS bietet fortschrittliche Funktionen und Instrumente, die der Personalabteilung helfen können, produktiver, strategischer und effektiver bei der Verwaltung der Humanressourcen innerhalb des Unternehmens zu sein.

 

Ist Learned ein HRIS-System?

Nein, Learned ist kein HRIS-System. Learned ist eine Lösung für das Talentmanagement. Learned arbeitet mit den bekannten HRIS-Systemen auf dem Markt zusammen und integriert diese. Auf diese Weise erleichtern wir Unternehmen den Einstieg in das Leistungsmanagement und beispielsweise die Durchführung von Engagement Surveys. Verknüpfen Sie Learned mit Ihrem HRIS und Ihre Mitarbeiter werden automatisch in Learned geladen.

 

Wie führt man ein HRIS ein?

Die Einführung eines Human Resource Information Systems (HRIS) ist ein Prozess, der eine sorgfältige Planung, die Einbeziehung der Interessengruppen und eine rechtzeitige Umsetzung erfordert. Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie befolgen können, um ein HRIS in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen:

 

Schritt 1: Bedürfnisanalyse

– Evaluieren Sie den Bedarf Ihres Unternehmens und Ihrer Personalabteilung. Identifizieren Sie die spezifischen HR-Prozesse, die mit Hilfe eines HRIS verbessert oder automatisiert werden können.

– Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen ein, z. B. Mitarbeiter der Personalabteilung, IT-Mitarbeiter und Führungskräfte, um sich ein umfassendes Bild von den Anforderungen und Erwartungen zu machen.

 

Schritt 2: Auswahl des richtigen HRIS

– Recherchieren Sie verschiedene HRIS-Optionen auf dem Markt und vergleichen Sie sie anhand von Funktionalität, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Preis und Kundensupport.

– Wählen Sie ein HRIS, das den Bedürfnissen und der Größe Ihres Unternehmens am besten entspricht.

 

Schritt 3: Planung und Vorbereitung

– Bildung eines Projektteams, das für die Einführung des HRIS verantwortlich ist. Stellen Sie sicher, dass diesem Team Vertreter der Personalabteilung, der IT-Abteilung und anderer relevanter Abteilungen angehören.

– Erstellen Sie einen detaillierten Umsetzungsplan mit klaren Zielen, Meilensteinen und Fristen. Vergewissern Sie sich, dass alle Beteiligten über den Plan und ihre Rolle im Prozess informiert sind.

 

Schritt 4: Datenvorbereitung und Migration

– Sicherstellen, dass die vorhandenen HR-Daten vor der Migration in das neue HRIS gründlich überprüft und bereinigt werden.

– Arbeiten Sie mit dem HRIS-Anbieter zusammen, um die Daten erfolgreich in das neue System zu übertragen.

 

Schritt 5: Schulung und Prüfung

– Schulung der Mitarbeiter der Personalabteilung und anderer Nutzer des HRIS, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen System und seinen Funktionen vertraut sind.

– Durchführung umfassender Tests, um zu überprüfen, ob das HRIS korrekt funktioniert und den Anforderungen der Organisation entspricht.

 

Schritt 6: Umsetzung und Integration

– Durchführung der HRIS-Implementierung Schritt für Schritt gemäß dem vorbereiteten Implementierungsplan.

– Sicherstellung der nahtlosen Integration des HRIS mit anderen relevanten Systemen innerhalb der Organisation, wie z.B. Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung.

 

Schritt 7: Überwachung und Bewertung

– Weitere Überwachung der HRIS-Leistung nach der Einführung. Sammeln Sie Feedback von den Nutzern und ermitteln Sie eventuelle Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche.

– Anpassung des HRIS an den sich ändernden Bedarf oder zur Verbesserung der Effizienz.

 

Schritt 8: Unterstützung und Schulung nach der Einführung

– Kontinuierliche Unterstützung und Schulung der Mitarbeiter nach der Einführung, um sicherzustellen, dass sie das HRIS effektiv nutzen können.

– Bleiben Sie offen für Rückmeldungen und Vorschläge der Benutzer, um HRIS kontinuierlich zu verbessern.

 

Wenn Sie diese Schritte sorgfältig befolgen und ausreichend Zeit und Ressourcen investieren, können Sie ein HRIS erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen, was zu effizienteren HR-Prozessen und einer verbesserten Mitarbeitererfahrung führen kann.

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