In deze blog gaan we dieper in op de betekenis van een functiehuis en waarom het zo belangrijk is binnen organisaties. Een functiehuis is als een blauwdruk die de structuur en hiërarchie van functies en posities binnen een organisatie definieert. Het biedt duidelijkheid over verantwoordelijkheden, competenties en niveaus, en helpt bij het organiseren en categoriseren van functies. Een goed ontworpen functiehuis zorgt voor transparantie, consistentie en groeimogelijkheden voor medewerkers. Ontdek hier de opbouw, toepassingen en best practices van een functiehuis.

Wat is een functiehuis?

Een functiehuis is een soort blauwdruk voor een organisatie. Het is een gestructureerd systeem waarin alle functies en posities binnen een bedrijf worden gedefinieerd en georganiseerd. Het helpt bij het creëren van duidelijkheid over wie welke verantwoordelijkheden heeft en hoe verschillende functies met elkaar verbonden zijn. Het functiehuis maakt het ook makkelijker om salarisstructuren en carrièrepaden vast te stellen. Kortom, een functiehuis zorgt voor overzicht en begrip binnen een organisatie, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn en hoe ze kunnen groeien in hun functie en hierdoor functiewaardering kunnen ontwikkelen.

Hoe is een functiehuis opgebouwd?

Een functiehuis is opgebouwd uit verschillende elementen die samen de structuur en hiërarchie van functies binnen een organisatie vormgeven.De specifieke opbouw en indeling van een functiehuis kunnen variëren tussen organisaties, afhankelijk van de behoeften en de complexiteit van de functiestructuur. De belangrijkste onderdelen van een functiehuis zijn:

1. Functieprofielen: Dit zijn gedetailleerde beschrijvingen van individuele functies binnen de organisatie. Ze bevatten informatie over taken, verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden en competenties.
2. Functieniveaus: Functieprofielen worden vaak gegroepeerd in functieniveaus of -categorieën, gebaseerd op de complexiteit, senioriteit en verantwoordelijkheden van de functies. Hiermee ontstaat een hiërarchie binnen het functiehuis.
3. Functiefamilies: Binnen het functiehuis kunnen functies worden gegroepeerd in functiefamilies op basis van gemeenschappelijke vaardigheden, kennisgebieden of disciplines. Dit vergemakkelijkt het beheer en de vergelijking van functies binnen dezelfde vakgebieden.
4. Salarisstructuur: Het functiehuis helpt ook bij het bepalen van de salarisstructuur van de organisatie. Functieniveaus en functiefamilies worden vaak gekoppeld aan salarisbanden of -schalen, zodat er consistentie en transparantie is bij het bepalen van het salarisniveau van medewerkers.

Het verschil tussen functies en rollen

Veel organisaties hebben een ingericht functiehuis en bijbehorende functieprofielen inzichtelijk gemaakt voor de medewerkers. Wat we de afgelopen jaren steeds vaker zien is dat organisaties werken met rolprofielen in plaats van met functieprofielen. Sterker nog, we zien dat beide termen vaak door elkaar worden gehaald. Toch zit er wel degelijk verschil tussen.

1. Functieprofielen: Een functieprofiel richt zich op een specifieke functie binnen een organisatie. Het beschrijft de taken, verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden en competenties die nodig zijn om de functie succesvol uit te voeren. Functieprofielen worden gebruikt bij werving en selectie, prestatiebeoordelingen, loopbaanontwikkeling en het bepalen van salarisniveaus.
2. Rolprofielen: Een rolprofiel daarentegen heeft een breder perspectief en richt zich op de bijdrage van een individu aan een project, team of initiatief binnen de organisatie. Het beschrijft de verantwoordelijkheden, vaardigheden en verwachte resultaten van een bepaalde rol, ongeacht de specifieke functietitel. Rolprofielen zijn flexibeler en meer gericht op de bijdrage aan het geheel, en ze kunnen helpen bij het toewijzen van taken, het verdelen van verantwoordelijkheden en het identificeren van competentiegebieden binnen een team.

Kort gezegd: functieprofielen zijn gericht op specifieke functies en hun vereisten, terwijl rolprofielen zich richten op de bredere bijdrage van een persoon aan een project, team of initiatief, ongeacht de functietitel.

Do’s en don’ts bij het opzetten van het functiehuis

Het opstellen van het functiehuis ligt veelal bij de HR afdeling. Zij doen dit of volledig zelf, of schakelen de hulp in van een gespecialiseerde consultant. Ook bij Learned ondersteunen we organisaties met advies over het inrichten van een functiehuis. Zo hebben we enkele do’s en don’ts verzameld om rekening mee te houden.

Do’s:

1. Inclusieve betrokkenheid: Betrek verschillende belanghebbenden, zoals managers, medewerkers en HR-professionals, bij het opstellen van het functiehuis. Dit zorgt voor een breder perspectief en draagvlak binnen de organisatie, en vergroot de kans op een effectief en breed gedragen functiehuis.
2. Reguliere updates: Houd het functiehuis dynamisch door regelmatige evaluatie en updates. Functies en verantwoordelijkheden kunnen in de loop van de tijd veranderen, dus zorg ervoor dat het functiehuis relevant blijft en zich aanpast aan de behoeften van de organisatie.
3. Duidelijke communicatie: Communiceer helder en transparant over het functiehuis naar alle medewerkers. Leg uit hoe het functiehuis werkt, hoe het hen beïnvloedt en welke voordelen het biedt. Dit bevordert begrip, betrokkenheid en acceptatie van het functiehuis.

Don’ts:

1. Overmatige complexiteit: Vermijd overmatige complexiteit in het functiehuis. Houd het eenvoudig en begrijpelijk, zodat medewerkers gemakkelijk hun functie kunnen plaatsen binnen de structuur en de relatie met andere functies kunnen begrijpen.
2. Statisch karakter: Wees niet bang om het functiehuis aan te passen wanneer dat nodig is. Het functiehuis moet flexibel genoeg zijn om veranderingen in functies en behoeften van de organisatie op te vangen. Streef naar een levendig en evoluerend functiehuis.
3. Alleen focussen op functietitels: Let erop dat het functiehuis niet alleen gebaseerd is op functietitels. Zorg ervoor dat het ook de taken, verantwoordelijkheden en vereiste competenties beschrijft, zodat medewerkers een beter begrip hebben van wat er van hen wordt verwacht, los van de titel van hun functie.

Bouw je functiehuis met behulp van AI in Learned

Zoals we net al zeiden bestaat je functiehuis uit meer dan alleen functietitels. Met Learned’s AI gedreven carrièreframework breid je jouw functietitels uit met relevante functieomschrijvingen, skills en competenties. Zo bouw je in no-time een functiehuis volledig ingevuld naar jullie eigen industry standards.